Mit Beginn der Diskussion stellt Herr Horst die Frage an Herrn Schenke wie er die bisherige Tätigkeiten vom BBH einschätzt.

Herr Schenke antwortet, dass aus seiner Sicht die Kollegen eine gute Arbeit leisten, er jedoch oftmals noch nachkontrollieren muss. Für Oderberg sieht er noch mehr Potenzial die Arbeiten dort auszuführen. Er bittet bei Problemen, den direkten Kontakt mit ihm.

Herr Marschner und Frau Cysewski bestätigen die Ausführungen des BHH – Leiters.

Herr Winkelmann und Frau Cysewski sind mit der Erreichbarkeit des BBH zufrieden.

Schwerpunkte der Diskussionsrunde mit den Ausschussmitgliedern und Gästen :

-          Es wird die Frage nach Angeboten für den Straßen- und Winterdienst aufgeworfen, zu der Frau Spann informiert, dass 1 Angebot am 20.11.2018 eingegangen ist. Zudem werden die Preise um 10% – 15 % höher ausfallen.

Für Chorin mit den OT Brodowin,Serwest, Neuehütte,Lunow- Stolzenhagen, Niederfinow, Hohenfinow und Parsteiseee müssen neue Anbieter gefunden werden.

Es müssen Beschlüsse erarbeitet werden um zur Beschlussfassung zu kommen.

Verträge mit Anbietern für die Orte Senftenhütte,Golzow und Sandkrug wurden nicht gekündigt.

-          Frau Hähnel erinnert noch einmal den BBH – Leiter an die Zuarbeit des vor Ort Termins am 06.12.2018 in Oderberg.

-          Herr Matthes stellt fest, dass die Struktur im BBH geändert werden muss. Aus Sicht der Verwaltung besteht dringender Handlungsbedarf. Die Prozesse und Abläufe müssen besser gestaltet werden um Aufgaben besser zu erfüllen.

-          Herr Horst bittet um Aufschlüsselung der finanziellen Situation der einzelnen Gemeinden und gibt das Wort an Frau Gohlke weiter.

-          Frau Gohlke führt folgende aus:

Die Höhe der Bauhofumlage ist aus der Übersicht Umlagengrundlagen und Amtsumlage zum Haushaltsplan ersichtlich. (Anlage zum Vorbericht)

Die Bauhofkosten werden als Umlage vorfinanziert. Zum Jahresabschluss erfolgt eine Abrechnung der Kosten auf Basis der tatsächlich für die Gemeinden erbrachten Stunden.

Die Gemeinstunden (Fahrzeiten,Personalrat,Werkstatt) werden entsprechend der Inanspruchnahme auf die Gemeinden umgelegt. Die letzte Abrechnung des Finanzbedarfs erfolgte für die Jahre 2012-2016 nach Erstellung der Jahresabschlüsse in diesem Jahr 2018.

Frau Gohlke nimmt Bezug auf die vorläufige Abrechnung 2017.

Der Stundensatz betrug 48,00 € für die Vorortstunde.

-          Herr Horst bittet um die dringende Entfernung des Schildes „ Achtung Ölspur „ in Senftenhütte.

Er appelliert an die Umsichtigkeit und Aufmerksamkeit des BBH und der Feuerwehr.

-          Herr Müller bittet um die Erreichbarkeit des BBH-Leiters, er sucht das persönliche Gespräch.

-          Er begrüßte die Einstellung von 2 Mitarbeitern in Sandkrug über den Förderverein, die gute Arbeit geleistet haben.

-          Es wurde über die Verstärkung des Bauhofes durch geringfügig Beschäftigte bzw. über regionalen Förderverein Pinnow, diskutiert. Dadurch werden zusätzliche Kosten entstehen.

-          Herr Matthes hebt hervor, dass damit auch Probleme auftauchen werden: eine gewisse Technikausstattung muss vorhanden sein, Fürsorgepflicht muss gegeben sein und Arbeitsschutz. Er sieht dieser Möglichkeit positiv entgegen.

-          Herr Horst hebt besonders hervor und bedankt sich bei Herrn Polster für die hilfreiche Unterstützung und Betreuung der Beiden Mitarbeiter vom Förderverein  in Sandkrug.

-          Frau Fürst fragt an, ob nicht das Stundenvolumen von Mitarbeitern im BBH hochgesetzt werden kann.

-          Frau Stiegler erklärt, dass einige Mitarbeiter Teilzeit bevorzugen.

-          Frau Lüdecke erläutert, dass die Arbeitsstunden in Hohenfinow und Niederfinow weit runtergefahren wurden, da der Bedarf nicht da ist.

-          Herr Horst fordert noch einmal die regelmäßige Abrechnung der erbrachten Leistung für die Gemeinde Chorin. Es fehle an Effizienz.

-          Frau Gohlke wirft ein, dass vom BBH nur die Abrechnungen der Stunden für das gesamte Jahr abgerufen werden. Die gesonderte Abrechnung der Fahrstunden ist vor einigen Jahren auf Festlegung des Amtsausschusses nicht mehr erfolgt. Diese sind Bestandteil der Gemeinstunden.

-          Herr Matthes führt aus, das es in Zukunft eine zeitnahe Abrechnung geben wird. Es erfolgt gegenüber den Bürgermeistern eine monatliche Berichterstattung.

-          Es wurde über den Einsatz von geringfügig Beschäftigte diskutiert.

-          Im Ergebnis der Diskussionen wurde festgelegt, dass sich die Bürgermeister direkt an den BBH –Leiter oder der Bauamtsleiterin bezüglich ihrer Anliegen, wenden können.

Im Ergebnis der Diskussionen trifft Herr Matthes für das Amt folgende Festlegungen:

1. Transparenz erhöhen durch Bereitstellung von zusätzlichen Informationen und Auswertungen für Lokalpolitik

2. Vergabe an Externe prüfen, z.B. Reinigung Einläufe, Umsetzung verkehrsrechtliche Anordnungen.

3. Umsicht und Selbständigkeit der Mitarbeiter fördern.

4. Interne Abläufe, Aufgabenzuteilung und Kontrolle Aufgabenerledigung ändern und verbessern.

5. Monatliche Berichterstattung an die Bürgermeister mit aussagekräftigen Unterlagen.

6. Bürgermeister und Ortsvorsteher können sich mit Anliegen an BBH-Leiter wenden.

7. Einrichtung einer festen Sprechzeit (Telefon) BBH-Leiter für Politik.

8. Prüfen der Möglichkeit der Einbindung geringfügiger Beschäftigter in Aufgabenerledigung.

9. Nutzung von IT zur Effizienzsteigerung .  – Beispiel: Handys, Tabletts oder App für Aufgabenerfassung.

Abschließend wird von allen Anwesenden festgelegt, diese Sitzung in einem Jahr zu wiederholen Dann soll die Umsetzung der geplanten Festlegungen geprüft werden.