Der Amtsdirektor informiert über die beabsichtigte Bildung eines IT-Zweckverbandes im Land Brandenburg. Bis zum 3. Dezember 2018 muss das Amt eine diesbezügliche (unverbindliche) Interessenbekundung abgeben. Herr Matthes wird vorher noch ein Schreiben an die Mitglieder des Amtsausschusses verteilen und man kann sich zu dem Thema noch mal im Kommunalausschuss austauschen. Seiner Ansicht nach macht ein solcher Zweckverband Sinn, wie man an der erfolgreichen Einrichtung des Personenstandsregisters im Kommunalen Rechenzentrum Cottbus sehen kann.

Herr Matthes berichtet weiter, dass am 17. Oktober 2018 die auf Datenschutz spezialisierte Firma »kpp group GmbH« ein sogenanntes Datenschutz-Audit im Rathaus durchführte. In der Folge ergibt sich aus diesem Audit gegebenenfalls Handlungsbedarf für die Verwaltung.

Zum Thema Digitalisierung ergänzt der Amtsdirektor, dass für das Jahr 2020 die Einführung eines Digitalen Managementsystems (DMS) beabsichtigt ist. Weiterhin soll der bisher vom Bürgerbüro realisierte Passbild-Service zukünftig durch einen externen Dienstleister mit einer sogenannten Fotokabine gewährleistet werden.

Der Amtsdirektor teilt den Mitgliedern mit, dass er ab Ende 2019 eine Änderung der Öffnungszeiten plant. Diese sollen bürgerfreundlicher gestaltet werden. Denkbar wäre die Einrichtung einer Frühsprechstunde ab 7:00 Uhr sowie einer Spätsprechstunde ab 19:00 Uhr.

Er informiert darüber, dass die Jahresabschlüsse 2016 sollen bis Ende November 2018 fertiggestellt sein. Weiterhin werden die Bescheide für die Wasser- und Bodengebühren der Jahre 2016 bis 2018 in Kürze versendet.

Schließlich verweist der Amtsdirektor darauf, dass das Amtsblatt und der Anzeiger des Amtes Britz-Chorin-Oderberg ab Januar 2019 als gemeinsames Druckwerk erscheinen, dass dann nur noch »Amtsblatt für das Amt Britz-Chorin-Oderberg« heißt.

Das sogenannte Verwaltungsseminar mit findet im Jahr 2019 am 5. und 6. Juni statt.