Der Amtsdirektor erklärt, dass es Prämisse war, die besonderen Probleme der Gemeinden im Rahmen der Pandemie darzustellen. Das Amt ist bemüht mit den Kosten herunterzugehen, damit die Amtsumlage sinkt.

Wichtige Investitionen sind im Amtshaushalt aufgenommen. Der Amtsgerätewart ist nicht erfasst. Diese Stelle wird aus dem vorhandenen Stellenpool im Laufe des Jahres besetzt. Die Kosten für die Einführung des Digitalen Dokumentenmanagements (DMS) sind ebenfalls erfasst. Davon erhofft sich die Verwaltung einen besseren und effektiveren Arbeitsablauf. Die Einführung des Rechnungsworkflow ist für den 01.10.2021 vorgesehen. Im kommenden Jahr soll in weiteren Gemeinden der digitale Sitzungsdienst eingeführt werden.

Herr Horst bittet die Einsparung von Kosten insbesondere die Papiereinsparung durch die Nutzung von Tablets im nächsten Amtsausschuss darzustellen. Frau Spann weist darauf hin, dass vor allem die zeitliche Komponente für das Zusammenstellen von Unterlagen, Kopierarbeiten etc. erheblich geringer ist. Herr Matthes bekräftigt, dass die personelle Komponente überwiegt.

Frau Hecht erläutert, dass der Vorbericht die wesentlichen Positionen enthält. Vorausgegangen sind umfangreiche Vorbereitungen und Zuarbeiten aus den Fachämtern. Es handelt sich um einen Ergebnishaushalt. Der Stellenplan liegt noch nicht bei, wird aber nachgereicht. Hinsichtlich der Instandhaltungskosten wurden die Aufwendungen über einen längeren Zeitraum gestreckt, um die finanziellen sowie die vorhandenen personellen Ressourcen zu nutzen. Die Voraussetzungen für die Erbringung des Eigenanteils betreffend „Pflege vor Ort“ und das Radwegekonzept wurden geschaffen. Auch Investitionen für Feuerwehrautos und Ausstattung der Feuerwehrgerätehäuser haben Berücksichtigung gefunden.

Haushaltsrechtlich wurden die rechtlichen Voraussetzungen geschaffen, um der Verwaltung eine Verpflichtungsermächtigung zu erteilen. Das bedeutet der Verwaltung zu ermöglichen, Ausschreibungen vorzunehmen und in die Abgebotsabfrage zu gehen. Entsprechende Beschlüsse der Gremien sind für diese Prozesse weiterhin notwendig.

Um die Budgetüberwachung im Haus zu verbessern, wurden Budgets gebildet. Eine entsprechende Aufschlüsselung befindet sich auf Seite 212. Zum Beispiel wird für den Bereich Kita ein Budget gebildet, aus dem sowohl das Bauamt als auch das Liegenschaftsamt und das Haupt- und Ordnungsamt schöpfen können. Eine Rechnung wird jedoch nur gebucht, wenn das entsprechende Budget vorhanden ist.

Versicherungen und Personalaufwendungen bleiben eine Position für sich und dürfen nicht zusammengelegt werden.

Frau Fürst hat festgestellt, dass auf Seite 11 für das Jahr 2022 der Personalaufwand betreffend das Krafthaus wegfällt und fragt, ob diese von der GmbH übernommen werden. Herr Matthes bestätigt dies und erklärt, dass sich das Krafthaus bisher in Amtsträgerschaft befindet. Durch die Gründung der SHW Tourismus- und Wirtschaftsentwicklungsgesellschaft mbH ist das gesamte Personal an die GmbH übergegangen. Das Eigentum bleibt im Amtshaushalt.

Auf Nachfrage erklärt Herr Matthes, dass es sich beim Schießplatz Parstein um eine Liegenschaft handelt, die prozentual dem Amt zugeordnet ist. Er empfiehlt sich darüber Gedanken zu machen, wie zukünftig mit dieser Liegenschaft umzugehen ist. Derzeit werden Einnahmen aus Verpachtung generiert.

Des Weiteren fragt Frau Fürst, ob das Radwegekonzept durch alle Gemeinden beschlossen wurde. Frau Spann bejaht diese Frage.

Hinsichtlich der Nachfrage nach dem Bürgerkoffer erläutert der Amtsdirektor, dass Oderberg als grundfunktionaler Schwerpunktsort ausgewählt wurde. Daran sind bestimmte Voraussetzungen geknüpft, unter anderem das Angebot von Verwaltungsdienstleistungen vor Ort. Dies wird aus dem bestehenden Personal realisiert werden. Vorstellbar ist ggf. ein bis zweimal wöchentlich z.B. Anliegen aus dem Bereich des Meldewesens vor Ort zu bearbeiten. Der Ansatz ist im Haushalt 2021 bereits enthalten, in 2022 wird eine Entscheidung zur Umsetzung getroffen und voraussichtlich wird dies im Jahr 2023 anlaufen.

Frau Köppen bezieht sich auf den Punkt 2.1.2.3. und fragt, aus welchem Grund 25.000,00 EUR für die Sanierung des Rathauses eingeplant wurden. Die Vertreter der Verwaltung erklären, dass dieser Betrag sich wie folgt aufteilt: 15.000,00 EUR laufende Wartungsverträge, 8.000,00 EUR für die Erneuerung der Brandmeldeanlage und 2.000,00 EUR für Malerarbeiten aufgrund der defekten Hebeanlage (Havarie).

Auf die Nachfrage, warum die Reinigungskosten innerhalb eines Jahres um 10.000,00 EUR gestiegen sind antwortet Frau Hecht, dass dies alle Amtsgebäude (auch Kitas, Feuerwehren etc.) betrifft. Insbesondere wurden für die Feuerwehrgerätehäuser Reinigungsverträge geschlossen. Bei dem Betrag über 24.550,00 EUR unter dem Punkt „sonstige Fahrzeuge“ handelt es sich um Kosten für die Erneuerung der Bereifung der Feuerwehrfahrzeuge.

Betreffend den Ausführungen auf Seite 123 erklärt Frau Hecht, dass Aufwendungen und Erträge getrennt aufgeführt werden, die Differenz ist der Eigenanteil.

Frau Köppen fragt weiterhin, aus welchen Gründen das Notstromaggregat aufgeführt ist, nachdem der Amtsausschuss die Anschaffung abgelehnt hatte. Frau Hecht führt aus, dass der Ansatz aus 2021 fortgeschrieben werden muss.

Bei der Position Feuerwehrdepot handelt es sich um eine Position, auf die im Bedarfsfall zugegriffen wird. Diese Position ist nicht auf einzelne Gerätehäuser bezogen sondern vielmehr eine Art „Vorhalteposition“.

Frau Hähnel nimmt Bezug auf das bei Grundsteuerbescheiden angewendete Verfahren, demnach die Bescheide für die Folgejahre Bestand haben und keine jährliche Zusendung erfolgt und fragt, ob dies die gewünschten Einsparungen gebracht hat oder dafür entsprechend viele Mahnungen gedruckt werden mussten. Frau Hecht bestätigt, dass der Personal- und Zeitaufwand wesentlich geringer als in den Vorjahren ausfiel. Es wurden verhältnismäßig wenig Mahnungen verschickt. Das Verfahren wird fortgeführt.

Alle Anwesenden geben nach derzeitigem Kenntnisstand (Haushaltsplan ohne Stellenplan) die Empfehlung über den Beschluss des Haushaltsplans an den Amtsausschuss.