Da die Vertreter der Firma Institut für Public Management (IPM) zunächst noch nicht anwesend sind, wird die Sitzung von 19:45 Uhr bis 20:05 Uhr unterbrochen. Die Vertreter der Märkischen Oderzeitung verlassen die Sitzung.

Zum Sachstandsbericht sind Herr Massalski und Herr Lehmitz vom Institut für Public Management (IPM) aus Berlin erschienen. Nach einleitenden Worten von Herrn Massalski, ergreift Herr Lehmitz das Wort und erläutert das beauftragte Projekt. Ziel sei es – neben der Hilfe bei der Erstellung der Eröffnungsbilanzen und Jahresrechnungen für die Jahre 2011-2014 – die Geschäfts- und Anlagenbuchhaltung, die Kasse und das Berichtswesen auf Vordermann zu bringen.

Aktuell steht die Firma dabei vor Problemen in der Zuordnung offener Rechnungen, was Abschreibungsläufe und Rechnungsabgrenzungen erschwert.

Der zeitliche Ablauf des Projektes gerät in Verzug, gerade beim Abschluss der Anlagenbuchhaltung. Es fehlen Belege (z. B. Sanierungsgebiet Oderberg, Kommunale Grundstücks- und Wohnungsgesellschaft (KGW)). Dabei wurden ganze Bereiche nicht geführt, was aber für die Jahresabschlüsse zwingende Voraussetzung ist. Diese Probleme sind zwar größtenteils heilbar, aber das kostet Zeit.

Die Frage von Herrn Polster, ob sich diese Probleme nur auf das ehemalige Amt Oderberg beziehen, verneint Herr Lehmitz, dies betreffe das ganze Amt Britz-Chorin-Oderberg. Die KGW muss komplett im Rechnungswesen der Gemeinden erscheinen. Die Rechnungen hätten erst in der Anlagenbuchhaltung erfasst werden müssen, gingen aber direkt an die Kasse. Herr Lehmitz wiederholt, dass im Kassenbereich für einen Großteil der Rechnungen keine Zuordnung möglich sei. Die Voraussetzungen für die Jahresabschlüsse liegen somit teilweise nicht vor und das muss geheilt werden. In der Finanzverwaltung sind elementare Grundstrukturen, z. B. in der Buchhaltung, nicht vorhanden.

Herr Massalski ergänzt, dass die Mängel in der Buchhaltung in Ordnung gebracht werden müssen. Die dienstlichen Regelungen im Bereich der Buchhaltung und der Haushaltswirtschaft sind zum einen veraltet und werden andererseits nicht umgesetzt, nicht gelebt. Die Belegführung ist mangelhaft, die Kasse kann keine Belege verbuchen, die die Geschäftsbuchhaltung nicht erfasst hat.

Herr Lehmitz schildert dies am Beispiel einer offenen Forderung von 5,00 EUR. Dieser Betrag muss nach Jahren dann auch mal ausgebucht werden, aber die Verwaltung beschäftigt sich immer wieder damit. Herr Püschel wirft ein, dass es aber auch nicht sein kann, dass 99 Bürger die 5,00 EUR bezahlen und einer nicht. Herr Lehmitz hält entgegen, dass der Verwaltungsaufwand von dreißig Minuten Arbeitszeit (inkl. Mahnläufe) für drei oder fünf Euro zu hoch ist. Er weist noch mal auf die veralteten Regelungen hin und dass selbst diese nicht beachtet werden.

Herr Matthes schaltet sich ein und teilt mit, dass er die Probleme angehen will. Die Abläufe müssen strukturiert werden. Die Jahresabschlüsse 2011 bis 2014 müssen fertig gestellt werden, im nächsten Jahr die Jahresabschlüsse für 2015 und 2016. Darüber hinaus ist es sein Ziel, im Herbst 2016 mit der Planung der Haushalte 2017 zu beginnen.

Frau Gohlke führt zu den Aussagen von Herrn Lehmitz aus, dass die Unterlagen der KGW 2011 an die Gemeinden gingen. Im Übrigen würde sie die Anzahl der fehlenden Belege interessieren.

Herr Lehmitz nimmt Bezug auf die KGW und informiert, dass die KGW keine Schlussbilanz erstellt hat. Diese hätte aber in die kommunalen Haushalte überführt werden müssen. Tatsache ist, dass teilweise Daten der KGW nicht übernommen wurden. Die KGW hätte einen kommunalen Gesamtabschluss erstellen müssen.

Herr Marschner findet, dass man sich lieber auf die Heilung der bestehenden Fehler konzentrieren sollte, statt sich mit der KGW zu beschäftigen.

Herr Lehmitz stellt als Zwischenfazit fest, dass der Haushalt die Rechtmäßigkeit des Verwaltungshandelns darstellt und das ist momentan im Amt Britz-Chorin-Oderberg nicht geben.

Die Mitglieder fragen nach dem aktuellen Stand des Projektes. Herr Massalski erläutert, dass die Bestandsaufnahmen größtenteils erfolgt sind. Er verweist u. a. darauf, dass die Beleganordnung, die momentan noch durch Stempelaufdruck erfolgt, digitalisiert werden soll.

Herr Otto erkundigt sich nach dem zu erwartenden Mehraufwand auf Grund der Tatsache, dass das Projekt offensichtlich länger dauern wird als geplant. Die Mehrheit der Mitglieder ist sich jedoch darüber einig, dass es jetzt vordergründig nicht um die Kosten für den Mehraufwand geht, sondern – wie Frau Falke zusammenfasst – grundsätzliche Dinge neu geregelt werden müssen. Optimierung sei das Ziel.

Herr Polster merkt an, dass die Vergangenheitsbewältigung nicht dafür sorgen sollte, dass das laufende Jahr auch wieder in den Sand gesetzt wird.

Frau Peters-Pásztor ist der Meinung, dass man IPM den Rücken stärken müsse. Man sollte konstruktiv bleiben. Mit dem Ziel, in ein bis zwei Jahren normale Verwaltungsabläufe zu erreichen.

Herr Püschel stellt konsterniert fest, dass erst nur die Eröffnungsbilanzen erstellt werden sollten, dann auch die Jahresabschlüsse, dann auch die Haushalte und jetzt merkt man, dass das ganze System nicht funktioniert.

Herr Lehmitz erklärt, dass das Anordnungswesen neu geregelt wird. Er führt weiter aus, dass man versucht, den kurzen Weg zu gehen, aber der ist doch relativ zäh. Herr Matthes bekomme von IPM eine gute Anleitung was zu tun ist. Eine Priorisierung sei wichtig.

Herr Massalski ergänzt, dass sich die Beschäftigten sehr unsicher sind, ob sie externen Personen alle Daten und Unterlagen herausgeben dürfen.

Frau Falke spricht die Kostenstellenrechnung an und fragt Herrn Lehmitz, ob die Kostenstellen entfernt werden können. Herr Lehmitz bestätigt dies. Die Verwendung von Kostenstellen ist unnötig und frisst einfach nur Zeit. Im Folgenden entspannt sich eine Diskussion um Produkte und Kostenstellen.

Herr Lehmitz stellt abschließend fest, dass der ursprüngliche Zeitplan nicht zu halten ist und er im Augenblick auch nicht sagen kann, wann man mit dem Projekt fertig sein wird.

Frau Falke bedankt sich bei den Vertretern von IPM und beauftragt im Namen des Amtsausschusses die Verwaltung, die notwendigen Veränderungen umzusetzen.