Sachverhalt:

Nach langjährigen Verhandlungen haben sich die Tarifparteien auf eine neue Entgeltordnung zum Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) für den Bereich der Kommunen (EntgO VKA) verständigt. Die Entgeltordnung tritt am 01.01.2017 in Kraft. Die Überleitung erfolgt zunächst unter Beibehaltung der bisherigen Entgeltgruppe für die Dauer der unverändert auszuübenden Tätigkeit. In einigen Fällen ist eine Neubewertung jedoch zwingend erforderlich; immer dann, wenn sich aus der neuen Entgeltordnung hinsichtlich der Bewertung Neuerungen ergeben. Als Beispiel sei hier die Entgeltgruppe 9 benannt, die künftig aufzusplitten ist in die Entgeltgruppen 9a, 9b und 9c.

Es wurde eine Ausschlussfrist von einem Jahr ausgehandelt, die als spezielle Regelung der allgemeinen Ausschlussfrist des § 37 TVöD vorgeht und die zur Folge hat, dass Ansprüche aus der Überleitung nach Ablauf der Jahresfrist bei unveränderter Tätigkeit dauerhaft verwirkt sind. Der zeitliche Rahmen ist somit für die Überprüfung im Rahmen der neuen Entgeltordnung vorgegeben. Das Ergebnis hat bis zum 31.12.2017 vorzuliegen.

Es ist anzumerken, dass der abschließende offizielle Tariftext zum Zeitpunkt der Vorlagenerstellung noch nicht vorlag.

Aus der Diskussion in der letzten Amtsausschusssitzung am 01.12.2016 ging hervor, dass eine Überprüfung aller Stellen als Konsequenz aus der Einführung der neuen Entgeltordnung im Rahmen einer Organisationsuntersuchung erfolgen sollte. Hierzu wurde eine Gegenüberstellung zwischen einer externen und internen Beauftragung gewünscht. Organisationsuntersuchungen dienen

der Personalbemessung ebenso wie der Prozessoptimierung. Der Ausgangspunkt sollte ein Untersuchungsauftrag sein, der idealerweise eine Zielvereinbarung enthält. Ein Vorschlag hierzu wäre, die »Stellenbemessung hinsichtlich der Pflichtaufgaben des Amtes Britz-Chorin-Oderberg für die Bereiche der Kämmerei, des Hauptamtes, des Ordnungsamtes, des Bauamtes und des Liegenschaftsamtes (insgesamt 37 Stellen)« zu beauftragen. Der Auftrag könnte um die »Optimierung der Ablauforganisation« erweitert werden.

Die Kosten richten sich nach dem Untersuchungsauftrag und -umfang.

Variantendarstellung:

-       Stellenbewertung auf der Grundlage einer vorliegenden Stellenbeschreibung

Eine Stellenbewertung erfolgt nach einem summarischen Bewertungssystem, bei der die Stelle in ihrer Gesamtheit betrachtet wird. Der Angestellte ist in der Entgeltgruppe einzugruppieren deren Tätigkeitsmerkmalen die gesamte von ihm nicht nur vorübergehend auszuübende Tätigkeit entspricht. Hierzu ist die aktuelle Rechtsprechung heranzuziehen.

durchschnittlicher zeitlicher Aufwand pro Stelle:  4 Stunden

geschätzter Zeitaufwand für die Amtsverwaltung: 148 Stunden

-       Analytische Stellenbemessung zur Ermittlung des Stellenbedarfes

Hierfür sind Verfahrensschritte wie das Erstellen von Tätigkeitskatalogen, das Ermitteln von Fallzahlen/Arbeitsmengen (Jahresfallzahlen), das Ermitteln der mittleren Bearbeitungszeit je Tätigkeit (mBZ), die Berechnung der Jahresarbeitsminuten (JAM), die Ermittlung und Bereinigung der Arbeitszeit einer »Normalarbeitskraft« sowie die Berechnung des Stellenbedarfs notwendig. Ein Teilergebnis kann die Erstellung von Stellenbeschreibungen sein.

In der Regel wird diesem Verfahren eine Ist-Analyse vorgeschaltet, in der Informationsträger ausgewertet, Befragungstechniken (Interview, schriftliche Befragung) und/oder Selbstaufschreibungstechniken (Laufzettelverfahren, tägliche Arbeitsaufzeichnungen) angewandt werden.

Stellenbewertungen sind nicht enthalten, müssten gesondert beauftragt werden.

durchschnittlicher zeitlicher Aufwand pro Stelle:  32 Stunden

geschätzter Zeitaufwand für die Amtsverwaltung:  1.184 Stunden

-       Organisationsuntersuchung

Organisationsuntersuchungen werden durchgeführt, um allgemeine oder konkrete organisatorische Probleme zu lösen bzw. organisatorische Ziele zu erreichen. Die Untersuchung selbst umfasst dabei typischerweise folgende Phasen:

1. Erhebung des Ist-Zustandes,
2. Analyse und Bewertung der Ist-Erhebung,
3. Entwicklung von Soll-Vorschlägen,
4. Präsentation von Untersuchungsergebnissen,
5. Entscheidung über Organisationsvorschläge.

Organisationsuntersuchungen dienen, wie gesagt, der Personalbemessung ebenso wie der Prozessoptimierung. Die analytische Stellenbemessung ist also Bestandteil einer Organisationsuntersuchung. Stellenbewertungen könnten Bestandteil einer solchen sein. Hier weichen die zeitlichen Angaben je nach Größe und Problemstellung erheblich voneinander ab. Es kann nur ein Schätzwert angesetzt werden.

durchschnittlicher zeitlicher Aufwand pro Amt mit fünf Stellen:  240 Stunden

geschätzter Zeitaufwand für die Amtsverwaltung:  1.776 Stunden

Kostendarstellung

eine externe Firma kostet pro Stunde brutto ca.  116 €

Kosten pro Stunde eines Mitarbeiters It. KGSt ca.  50 €

Vergleicht man die Jahresarbeitsstunden einer Normalarbeitskraft von 1.610 h (Quelle KGSt Gutachten „Kosten eines Arbeitsplatzes" vom 30.09.2013) mit dem geschätzten zeitlichen Aufwand der Organisationsuntersuchung für die Kernverwaltung so kommt man zu der Schlussfolgerung, dass eine Arbeitskraft komplett für ein Jahr abgestellt werden müsste, ganz abgesehen davon, dass damit die Frist bis zum 31.12.2017 nicht eingehalten werden könnte und wenigstens eine weitere Kraft einzusetzen wäre. Es ist davon auszugehen, dass externe Firmen aufgrund des vorhandenen Fachwissens und der Routine schneller arbeiten werden. Daher ist ein direkter Vergleich der Kosten pro Stunde unter Vorbehalt zu betrachten.

Anlass einer möglichen Organisationsuntersuchung ist zum einen die Einführung der neuen Entgeltordnung zum TVöD zum 01.01.2017 aber auch zum anderen das grundsätzliche in Frage stellen von Aufgaben, Zielen, Produkten und Prozessen. Bei der Entscheidung über die Beauftragung der eigenen Verwaltung oder eines externen Unternehmens sollte neben dem zeitlichen und finanziellen Aspekt auch die Tatsache berücksichtigt werden, dass die allgemeine Akzeptanz einer so betriebenen Zweck- und Aufgabenkritik eher gegeben ist, wenn eine externe Firma diese durchführt.

Erst nach Vorliegen eines definierten Untersuchungsauftrages inklusive einer Zielvereinbarung  kann eine Angebotsabfrage erfolgen und die externen Kosten dem Amtsausschuss zur Kenntnis gegeben werden.

Handlungsvorschlag

Es ist zu befinden über: 1. externe oder interne Vergabe des Auftrages,

2. Ziel der Untersuchung,

3. Untersuchungsgegenstand,

4. grundsätzliche Art des Vorgehens,

5. Auftragsumfang,

6. Zeitrahmen, Termine und

7. Ergebnisdokumentation und -Präsentation.

Entsprechend des Ergebnisses aus der Diskussion wird eine Beschlussvorlage zur nächsten Sitzung des Amtsausschusses erarbeitet.