Sachverhalt:

Der Amtsausschuss des Amtes Britz-Chorin-Oderberg hatte bereits im Jahr 2014 angeregt, die Gremienarbeit zukünftig digital, mithin papierlos, abzuwickeln. Eine entsprechende Beschlussvorlage fand jedoch im Mai 2015 keine Mehrheit. Auf der Sitzung im Februar 2017 wurde dieses Thema nun erneut diskutiert und die Verwaltung gebeten, hierzu eine Informationsvorlage zu erstellen.

Ziel des digitalen Sitzungsdienstes unter Verwendung des sogenannten Ratsinformationssystems (RIS) ist einerseits die quantitative Einsparung von Ressourcen (Papier, Toner, Verschleiß Bürogeräte), als auch die Einsparung der mit der Vor- und Nachbereitung verbundenen Arbeitszeit der Mitarbeiterinnen des Sitzungsdienstes. Der zweite Vorteil des digitalen Sitzungsdienstes spiegelt sich in der Aktualität und der ständigen Verfügbarkeit der Unterlagen. Die Mitglieder des Amtsausschusses wären informationstechnisch immer auch auf dem neuesten Stand.

Bei den notwendigen Voraussetzungen für den digitalen Sitzungsdienst kann auf die Erfahrungen der mittlerweile siebenjährigen digitalen Gremienarbeit in der Gemeinde Britz zurückgegriffen werden. Voraussetzung für die mobile Nutzung des Ratsinformationssystems ist ein Tablet-PC mit der entsprechenden Applikation (kurz: App) und ein Mobilfunkvertrag mit einem entsprechenden Datenvolumen. Die voraussichtlichen Kosten sind der Anlage 1 zu entnehmen.

Da die Amtsausschussmitglieder der Gemeinde Britz bereits über die notwendige Ausstattung verfügen, wäre nur der Abschluss von 14 Verträgen notwendig.

Die digitale Lösung bietet bei Bedarf trotzdem die Möglichkeit, sich mit entsprechenden modernen Druckern (WLAN) oder über einen gewöhnlichen PC (Desktop, Laptop) Unterlagen selbst auszudrucken.

Die in der Februarsitzung angesprochene Variante mit teilweise digitalen und teilweise Papierunterlagen stellt keine wirkliche Alternative dar, da im Gegenteil der Vor- und Nachbereitungsaufwand für den Sitzungsdienst noch weiter steigt und die Mitglieder des Amtsausschusses gegebenenfalls auf unterschiedliche Informationsstände zurückgreifen.

Finanzielle Mittel für die Beschaffung der Hardware und Verträge stehen im Haushaltjahr 2017 unter der entsprechenden Kontierung nicht zur Verfügung.

Bei einer eventuellen Entscheidung für die digitale Gremienarbeit, müssen ggf. die Ladungsmodalitäten in der Geschäftsordnung des Amtsausschusses angepasst werden.