Die Erstellung der Jahresabschlüsse für die Haushaltsjahre 2012 bis 2017 auf der Grundlage der Vorgaben für die Inhalte eines Jahresabschlusses (Anlage 1) und nach dem Terminplan für die Erstellung der Jahresabschlüsse im Amt Britz-Chorin-Oderberg (Anlage 2) wird beschlossen.

Sachverhalt:

 Rechtslage und Sachstand

Die Gemeinden und das Amt haben für den Schluss eines jeden Haushaltsjahres einen Jahresabschluss aufzustellen (§ 82 Abs. 1 Satz 1 BbgKVerf). Bis zum 31. Dezember des auf das Haushaltsjahr folgenden Jahres beschließen die kommunalen Vertretungen über den geprüften Jahresabschluss und entscheiden über die Entlastung des Hauptverwaltungsbeamten (§ 82 Abs. 4 Satz 1 BbgKVerf).

Grundlage für die Erstellung der Jahresabschlüsse ist die Vorlage der Eröffnungsbilanzen, deren Prüfergebnisse in die Jahresabschlüsse 2011 eingearbeitet wurden und werden. Die Jahresabschlüsse 2011 des Amtes Britz-Chorin-Oderberg, der Stadt Oderberg und der Gemeinden Britz, Chorin, Liepe und Niederfinow wurden bereits erstellt. Die Jahresabschlüsse 2011 der Gemeinden Hohenfinow, Lunow-Stolzenhagen und Parsteinsee werden derzeit erarbeitet. Aktuell werden die Jahresabschlüsse der Gemeinden Chorin, Liepe und Niederfinow durch das Rechnungs- und Gemeindeprüfungsamt des Landkreises geprüft.

In der Beratung der „Arbeitsgruppe Doppik“ am 21. März 2017 wurde eingeschätzt, dass die Amtsverwaltung – führt sie das Verfahren wie bisher fort – mit der Erstellung der Jahresabschlüsse frühestens 2020/21 auf dem aktuellen Stand sein wird. Die Gemeinden und das Amt befinden sich mit der Erstellung der Jahresabschlüsse schon seit mehreren Jahren dauerhaft in einem rechtswidrigen Zustand. Dieser rechtswidrige Zustand würde weitere Jahre andauern.

Lösungsmöglichkeiten

In den Beratungen der „Arbeitsgruppe Doppik“ wurde mehrfach darüber beraten, ob es Vereinfachungsmöglichkeiten bei der Erstellung der Jahresabschlüsse gibt und wie solche in die Praxis umgesetzt werden können. Mit seinem Schreiben vom
10. August 2017 wandte sich der Amtsdirektor mit der Bitte um Unterstützung und Hilfe, insbesondere bei der Benennung von Möglichkeiten der Vereinfachung und Optimierung der Jahresabschlussarbeiten an die untere Kommunalaufsichtsbehörde.

Am 10. und 23. November 2017 fanden Beratungen statt, an denen Vertreter des Rechnungs- und Gemeindeprüfungsamtes, der unteren Kommunalaufsichtsbehörde, des mit der fachlichen Begleitung der Erstellung der Jahresabschlüsse beauftragten Institutes für Public Management und der Amtsverwaltung teilnahmen. In der Beratung wurde offen und konstruktiv über die Probleme bei der Erstellung der Jahresabschlüsse und über Lösungsmöglichkeiten gesprochen. Dabei standen insbesondere Vereinfachungen bei der Erstellung der Jahresabschlüsse im Fokus.

In den beiden Beratungen wurden zunächst die Vorgaben für die Erstellung der Jahresabschlüsse erarbeitet (Anlage 1). Weiterhin wurde der Terminplan für die Aufstellung der Jahresabschlüsse im Amt Britz-Chorin-Oderberg (Anlage 2) erarbeitet und vereinbart.

Das Verfahren zur Erstellung der Jahresabschlüsse für die Haushaltsjahre 2012-2017 sieht vor, dass die Jahresabschlüsse 2012-2016 vereinfacht bis zum 8. Juni 2018 und der Jahresabschluss 2017 in nicht vereinfachter Weise bis zum
14. Dezember 2018 erstellt werden.

Das für die Erstellung der Jahresabschlüsse 2012-2016 in Anwendung zu bringende vereinfachte Verfahren ist gerechtfertigt, weil dadurch die Einhaltung der Anforderung aus § 82 Abs. 4 Satz 1 wesentlich zügiger erreicht und der dauerhaft rechtswidrige Zustand schnellstmöglich überwunden wird. Beim Jahresabschluss handelt es sich um eine stichtagsbezogene Betrachtung zum 31. Dezember eines jeden Jahres. Eine vollumfängliche und genaue Betrachtung zu den jeweiligen Stichtagen des 31. Dezember 2012 bis 2016 hat angesichts der weit zurückliegenden Jahre nur einen geringen Informationswert.

Die bereits erstellten Jahresabschlüsse werden den kommunalen Vertretungen laufend jeweils zur Kenntnisnahme vorgelegt, so dass der Amtsdirektor seine Informationspflicht erfüllen kann und die kommunalen Vertreter ihre Kontrollfunktion wahrnehmen können. Die geprüften Jahresabschlüsse 2012-2017 werden den kommunalen Vertretungen bis zum 7. Mai 2019 zur Beschlussfassung vorgelegt.

Das Rechnungs- und Gemeindeprüfungsamt und die untere Kommunalaufsichtsbehörde haben ihre Zustimmung zum Verfahren signalisiert und tragen das Verfahren zur Erstellung der Jahresabschlüsse mit. Das heißt nicht, dass das Rechnungs- und Gemeindeprüfungsamt bestehende Mängel nicht schriftlich in den Prüfberichten darlegen und möglicherweise nur eine eingeschränkte Entlastung des Amtsdirektors empfehlen wird. Bei der Einhaltung des vereinfachten Verfahrens wird die untere Kommunalaufsichtsbehörde von kommunalaufsichtlichen Maßnahmen zur Erreichung des gesetzlichen Zustandes absehen.

Auswirkungen

Bei konsequenter Einhaltung des Verfahrens wird die Amtsverwaltung die Jahresabschlüsse 2018 im Jahr 2019 fristgerecht erstellen können.

Mit der Beschlussfassung über die geprüften Jahresabschlüsse 2012-2017 bis zum 7. Mai 2019 verfügen die Gemeinden und das Amt wieder über einen aktuellen und vollständigen Überblick über ihre aktuelle Haushaltssituation. Kreditaufnahmen zur Finanzierung notwendiger Investitionen könnten beantragt und bei Vorliegen der Genehmigungsvoraussetzungen genehmigt werden.

Die für eine Bewilligung von Leistungen aus dem Ausgleichsfonds oder anderer Leistungen und Mittel erforderlichen Unterlagen lägen vor, so dass die dafür in Betracht kommenden Kommunen ihre finanzielle Handlungsfähigkeit wiedererlangen können. Über solche Leistungen und Mittel könnten die jeweiligen mittelausreichenden Stellen dann entscheiden.

Änderungsempfehlungen aus der Beratungsfolge:

Beschlussfassung:

Entsprechend des Beschlussvorschlages

Entsprechend des Beschlussvorschlages mit folgenden Änderungen