Sachverhalt:

In den Sitzungen der kommunalen Organe stellt die Amtsverwaltung immer wieder fest, dass Unklarheiten bezüglich des Umganges mit Niederschriften bestehen.

Die Verfahrensweise zur Erstellung und Behandlung von Niederschriften ist in § 42 der Kommunalverfassung des Landes Brandenburg geregelt (Anlage 1). Dort ist zum Beispiel festgelegt, welchen Inhalt die Niederschrift mindestens enthalten muss und dass über Einwendungen gegen die Niederschrift die Gemeindevertretung entscheidet. Die Anlage 1 enthält auch die Kommentierung[1] zu § 42 der Kommunalverfassung mit detaillierteren Ausführungen zum Umgang mit Niederschriften.

Die Niederschrift wird nach der jeweiligen Sitzung vom Schriftführer erstellt. Diesen Entwurf hat dann (vor der nächsten ordentlichen Sitzung) der Vorsitzende der Gemeindevertretung auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu überprüfen und die Richtigkeit mit seiner Unterschrift zu bestätigen (wenn der Vorsitzende auf der protokollierten Sitzung nicht anwesend war, der Stellvertreter des Vorsitzenden). Damit stellt die Niederschrift eine Urkunde im Sinne der Zivilprozessordnung mit der Bedeutung eines Beweismittels für den bekundeten Vorgang, ihres Inhaltes und der bezeugten Tatsachen dar.

Die Niederschrift ist zur nächsten ordentlichen Sitzung der Gemeindevertretung vorzulegen. Einer Genehmigung durch die Gemeindevertretung (wie bisher meist durch Abstimmung praktiziert) bedarf es nicht. Vielmehr entscheidet die Gemeindevertretung nach § 42 Absatz 3 Satz 2 der Kommunalverfassung über eventuelle Einwendungen (Anträge auf Ergänzung oder Korrektur der Niederschrift). Hält die Gemeindevertretung die Einwendungen für berechtigt, so beschließt sie mit einfacher Mehrheit über diese Änderungen. Die Niederschrift ist aufgrund der positiven Entscheidung über die Einwendungen durch einen Nachtrag oder Randvermerke zu ergänzen.

Nach § 42 Absatz 1 Satz 1 ist eine Niederschrift anzufertigen. Wird diese nicht angefertigt oder nicht vom Vorsitzenden unterzeichnet, berührt dies jedoch nicht die Wirksamkeit der in der Sitzung gefassten Beschlüsse.

Ein Anspruch des einzelnen Mitgliedes der Gemeindevertretung auf die richtige oder vollständige Niederschrift besteht grundsätzlich nicht.

Über den Pflichtinhalt der Niederschrift hinaus trifft die Kommunalverfassung keine Festlegungen. Insbesondere ist nicht festgelegt, ob ein Ergebnis, Verlaufs- oder Wortprotokoll zu fertigen ist. Aus Gründen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit scheint es allerdings geboten, auf Wortprotokolle zu verzichten.2 In der Praxis wird eine Mischform aus Verlaufs- und Ergebnisprotokoll empfohlen.3 Der Potsdamer Kommentar rät eher von einem Verlaufsprotokoll ab, »da dies notwendige Verkürzungen enthält und zu unnötigen Auseinandersetzungen um die Niederschrift führen kann. Allenfalls wenn es auf Abwägungen ankommt, die für etwaige spätere Gerichtsverfahren von Bedeutung sein könnten, sollte eine Verlaufsprotokollierung erwogen werden (z.B. bei Bauleitplänen).« Hier wird also zum Ergebnisprotokoll tendiert.

2 Schumacher, Kommunalverfassungsrecht Brandenburg, November 2008, Nr. 3.2

3 BITEG mbH Berlin – Sitzungsdienst – Protokolle richtig schreiben, Mechthild Bülow

[1] Potsdamer Kommentar – Kommunalrecht und Kommunales Finanzrecht in Brandenburg,
66. AL, September 2018, Herausgeber: Dr. Michael Muth, Ministerialdirigent a. D.