1. Die Gemeindevertretung der Gemeinde Liepe nimmt zur Kenntnis, dass der Beschluss vom 05.12.2017 (LI-042/2017) nicht vollständig und termingerecht umgesetzt wurde.
2. Dem Wunsch des Rechnungs- uns Gemeindeprüfungsamtes regt die Gemeindevertretung der Gemeinde Liepe an, auf die verkürzte Prüfung des Jahresabschlusses 2016 zu verzichten und soweit sich Sachverhalte des Vorjahres auf den Jahresabschluss 2017 auswirken, diese im Rahmen der Prüfung des Jahresabschlusses 2017, inzident zu prüfen. Die Prüfungstiefe und – dichte legt das Rechnungs- und Gemeindeprüfungsamt, insbesondere unter Beachtung der Grundsätze der Risikoorientierung und Wesentlichkeit durch das Rechnungsprüfungsamt, eigenverantwortlich fest.
3. Die Gemeindevertretung der Gemeinde Liepe fordert den Amtsdirektor auf, den fertiggestellten Jahresabschluss 2017 kurzfristig zur Genehmigung vorzulegen.
4. Der Amtsdirektor wird beauftragt, ein Konzept zur Sicherung der gesetzlichen Anforderungen an die Jahresabschlüsse 2018 und 2019 vorzulegen.
5. Die Gemeindevertretung der Gemeinde Liepe fordert den Amtsausschuss des Amtes Britz-Chorin-Oderberg auf, sich mit der Struktur des Amtes Britz-Chorin-Oderberg mit dem Ziel auseinander zu setzen, die Bedingungen für eine zuverlässige Durchführung der buchhalterischen Prozesse zu verbessern, um eine höhere Qualität der Jahresabschlussarbeiten zu erreichen.

gez. Klaus Marschner

Bürgermeister

Sachverhaltsdarstellung des Bürgermeisters

Die Gemeinde hat am 05.12.2017 folgenden Beschluss (LI-042/2017) gefasst: „Die Erstellung der Jahresabschlüsse für die Haushaltsjahre 2012 bis 2017 auf der Grundlage der Vorgaben für die Inhalte eines Jahresabschlusses (Anlage 1) und nach dem Terminplan für die Erstellung der Jahresabschlüsse im Amt Britz-Chorin-Oderberg (Anlage 2) wird beschlossen.“

Das Ziel des Beschlusses bestand darin, die Jahresabschlüsse 2012-2016 in verkürzter Form bis zum 08.06.2018 zu erstellen. Der verkürzten Erstellung der Jahresabschlüsse 2012-2016 soll sich eine verkürzte Prüfung der Jahresabschlüsse anschließen.

Der Jahresabschluss 2017, der nicht in verkürzter Form erstellt wird, sollte am 14.12.2018 erstellt sein, damit eine bessere Grundlage zur Erreichung eines rechtskonformen Zustandes in den Folgejahren geschaffen wird.

Aus dem Grundsatz der risikoorientierten Prüfung folgt, dass die verkürzt erstellten Jahresabschlüsse nur insoweit geprüft werden, wie sich Risiken für den aktuellen Jahresabschluss ab 2017 ff. ergeben können.

Die beschlossenen Termine zur verkürzten Erstellung der Jahresabschlüsse werden vom Amt Britz-Chorin-Oderberg nicht eingehalten.

Mit dem Gesetz zur Weiterentwicklung der gemeindlichen Ebene vom 15.10.2018 zur Beschleunigung der Erstellung und Prüfung kommunaler Jahresabschlüsse ist – neben der Möglichkeit die Jahresabschlüsse in verkürzter Form erstellen zu können – auch geregelt worden, dass auf die einzelne Prüfung der verkürzt erstellten Jahresabschlüsse verzichtet werden kann.

Die Erstellung eines verkürzten Jahresabschlusses sowie der Verzicht auf die verkürzte Prüfung ist erst ab dem zweiten Jahr nach der Einführung doppischer Jahresabschlüsse bis längstens für den für das Jahr 2016 zu erstellenden Jahresabschluss zulässig.

Die Erleichterung  und die Prüfung gelten nicht für den Jahresabschluss 2017.

Gemäß § 82 Abs. 4 BbgKVerf hat die Gemeindevertretung über den geprüften Jahresabschluss bis spätestens zum 31. Dezember des auf das Haushaltsjahr folgenden Jahres zu beschließen. Eine Beschlussvorlage einschließlich einer Stellungnahme des Amtsdirektors zum festgestellten Jahresabschluss 2017 liegt bisher nicht vor.

Um das angestrebte Ziel der zeitnahen Beschlüsse aktueller Jahresabschlüsse und damit die Wiederherstellung gesetzeskonformer Zustände durch die Gemeinde zu erreichen, sind Anstrengungen von allen Seiten erforderlich.

Eine Einschätzung der Zweckmäßigkeit, ob und in welchem Umfang die vorgenommenen Erleichterungsmöglichkeiten in Anspruch genommen werden, richtet sich nach den konkreten Bedingungen der Gemeinde und kann letztendlich nur von den Gemeindevertretern entschieden werden.

Die Prüfung der Jahresabschlüsse der Gemeinde Liepe ist gemäß § 102 Abs. 1 Nr. 1 BbgKVerf eine örtliche Prüfung des Rechnungs- und Gemeindeprüfungsamtes des Landkreises Barnim.

Ob und in welchem Umfang das Rechnungs- und Gemeindeprüfungsamt auf die Prüfung eines verkürzt erstellten Jahresabschlusses verzichtet, muss diese nach pflichtgemäßem Ermessen entscheiden.

Das Rechnungs- und Gemeindeprüfungsamt hat bereits für die Jahre 2012 bis 2015 Prüfungen durchgeführt.

Vor dem Hintergrund, dass der Beschluss vom 05.12.2017 eine verkürzte Prüfung der Jahresabschlüsse 2012 – 2016 impliziert, hat der Leiter des Rechnungs- und Gemeindeprüfungsamtes darum gebeten, mit einem Beschluss der Gemeindevertreter anzuregen zu dem verkürzt erstellten Jahresabschluss 2016, keine verkürzte Prüfung vorzunehmen. Dieses mit dem Anspruch, keine weiteren Verzögerungen zur Durchführung und Beendigung der Prüfung des Jahresabschlusses 2017 zuzulassen.

Das Gesetz zur Beschleunigung der Aufstellung und Prüfung kommunaler Jahresabschlüsse ist zeitlich beschränkt und tritt mit Ablauf des 31. Dezember 2020 außer Kraft. Aus diesem Grund sind die Jahresabschlüsse bis einschließlich 2017 gemäß Gesetz zur Beschleunigung der Aufstellung und Prüfung kommunaler Jahresabschlüsse spätestens bis zum Außerkrafttreten aufzuholen.

Die Gemeindevertreter können dem Wunsch des Rechnungs- und Gemeindeprüfungsamtes entgegenkommen, haben jedoch keinen Einfluss auf die Art und den Umgang der Prüfung durch das Rechnungs- und Gemeindeprüfungsamt.

Der Verzicht auf die Prüfung bedeutet jedoch nicht, dass sämtliche Sachverhalte und Geschäftsvorfälle aus dem Jahr ungeprüft bleiben können. Soweit sich Sachverhalte noch auf den ersten wieder vollständig erstellten und geprüften Jahresabschluss 2017 auswirken, sind diese im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss 2017 mit zu prüfen, inzident zu prüfen.

Mit dem Schlussbericht zum ersten wieder vollständig aufstellen und geprüften Jahresabschluss 2017 bewertet das Rechnungsprüfungsamt inzident die Jahresabschlüsse der Vorjahre.

Insgesamt wird eine Verkürzung der Prüfungszeit und eine weitere Reduzierung des Prüfungsumfangs erwartet.

Für alle Teile des Jahresabschlusses 2016 wird kein Prüfungsbericht erstellt.

Der Amtsdirektor des Amtes Britz-Chorin-Oderberg kann sich somit bei der Genehmigung des von ihm festgelegten Jahresabschluss 2016 nicht zu einem Prüfungsbericht stützen, sondern muss allein aus dem erstellten Jahresabschluss 2016 zu einem dokumentierten festgestellten Jahresabschluss 2016 mit allen seinen Teilen kommen. Sein festgestellter Jahresabschluss beinhaltet somit ungeprüfte Teile, die er den Gemeindevertretern zur Genehmigung vorlegt.

Wir stehen vor der Anforderung an alle Beteiligten sämtliche Anstrengungen zu unternehmen, die Jahresabschlüsse 2018 und 2019 rechtzeitig zu erstellen und festzustellen, sowie zu prüfen und zu beschließen, um nicht weiterhin im Rückstand zu der gesetzlichen Regelung zu belieben.

Vor diesem Hintergrund halten wir ein Konzept des Amtes Britz-Chorin-Oderberg  zu den Mitteln und Methoden zu Sicherung der gesetzlichen quantitativen  und qualitativen Anforderungen der Jahresabschlüsse 2018 und 2019 für erforderlich.  Gleichzeitig soll das Konzept die Schwierigkeiten und Hemmnisse der Erstellung und Feststellung der Jahresabschlüsse ersichtlich werden lassen und Wege der Überwindung aufzeigen.

Zudem müssen die buchhalterischen Prozesse im Amt Britz-Chorin-Oderberg auf das erforderliche Niveau der doppischen Haushaltsführung ausgerichtet sein. Das Erfordernis den gesetzlichen Zustand bei den Jahresabschlüssen zu erreichen erfordert eine Überprüfung und Anpassung der Struktur im Amt Britz-Chorin-Oderberg.

Stellungnahme der Verwaltung zum Beschlussvorschlag des Bürgermeisters

Zu 1.

Keine Anmerkungen

Zu 2.

Ist zu begrüßen, da damit der Weg geebnet wird, dass das kreisliche Rechnungs- und Gemeindeprüfungsamt (RGPA) den Jahresabschluss 2016 inzident mit den vollständig erstellten und zu prüfenden Jahresabschluss 2017 mit betrachten kann.

Zu 3.

Die Gemeinde Liepe hat zum Schluss eines jeden Haushaltsjahres einen Jahresabschluss aufzustellen. Die Gemeindevertretung beschließt auf der Grundlage des § 82 (4) BbgKVerf über den geprüften Abschluss und entscheidet in einem gesonderten Beschluss über die Entlastung des Hauptverwaltungsbeamten. Die entsprechende Beschlussfassung über die Jahresabschlüsse 2012-2017 ist nach Vorlage der Ergebnisse der Prüfung aller Abschlüsse durch das RGPA vorgesehen. Die Abschlüsse sind erstellt und werden gegenwärtig geprüft. Nach Vorlage der Prüfergebnisse und Entlastungsempfehlungen werden die entsprechenden Beschlüsse umgehend in den Geschäftsgang der Gemeindevertretung eingebracht.

Zu 4.

Nach der erfolgten personellen Umstrukturierung wird die Kämmerin in der Gemeindevertretung zu den Fragen der Gewährleistung der Einhaltung der rechtlichen Erfordernisse im Zusammenhang mit der Erstellung der Jahresabschlüsse Stellung beziehen und Anregungen aufnehmen.

Zu 5.

Diese Formulierung ist missverständlich und nicht eindeutig. Möglicherweise ist gemeint, dass die Organisationsstruktur der Amtsverwaltung näher betrachtet werden soll, um vor allem die Arbeitsergebnisse der Finanzverwaltung zu optimieren. In diesem Falle wird das Ansinnen von der Verwaltung ausdrücklich unterstützt. Bereits mehrfach wurde in nichtöffentlicher Sitzung des Amtsausschusses detailliert auf die sich im interkommunalen Vergleich offenkundige personelle Unterausstattung der Amtsverwaltung verwiesen. Es bietet sich daher  an, die Struktur und Personalausstattung der Verwaltung extern betrachten zu lassen, um die Personalbemessung mit den Erfordernissen in Übereinstimmung zu bringen.

Jörg Matthes

Amtsdirektor

Änderungsempfehlungen aus der Beratungsfolge:

Beschlussfassung:

Entsprechend des Beschlussvorschlages

Entsprechend des Beschlussvorschlages mit folgenden Änderungen