Der Amtsausschuss beschließt den Sitzungskalender 1. Halbjahr 2015 entsprechend der Anlage.

Problemdarstellung/Sachverhalt:

Durch die Vielzahl der politischen Gremien ist die Sitzungsdichte im Amt Britz-Chorin-Oderberg sehr hoch. Bei einem monatlichen Sitzungsrhythmus wie zurzeit, bedeutet das zwischen 17 und 22 Sitzungen verteilt in der Regel auf 20 Tage. Es sind also fast täglich Sitzungseinladungen zu fertigen, von den Fachdiensten Sitzungsvorlagen zu schreiben, Niederschriften zu fertigen und fast täglich kommen neue Aufgaben und abzuarbeitende Anfragen hinzu. Das ist in dieser Form nicht zu bewältigen und führte im Ergebnis zu viel Unmut in den Gremien. Diesem engen Rhythmus geschuldet, kam es zudem häufig dazu, dass Tagesordnungspunkt in Ausschüssen beraten wurden, die nicht in die Entscheidungen der Gemeindevertretung/Stadtverordnetenversammlung eingeflossen sind, weil die Sitzungen so dicht nach einander waren, dass das Ergebnis der einen Sitzung für die nächste noch nicht aufgearbeitet werden konnte.

Um diesem Problem zu begegnen, wird daher vorgeschlagen, den Sitzungsrhythmus zu entzerren und einen zweimonatlichen Turnus anzustreben. In der Anlage ist der Entwurf eines solchen Sitzungskalenders abgebildet. Die Termine wurden so gelegt, dass die Ausschüsse jeweils zwei Wochen vor den Gemeindevertretersitzungen/Stadtverordnetenversammlungen liegen. Auch berücksichtigt wurden die Feiertage. Nicht eingehalten bzw. berücksichtigt wurden die bisherigen Regeln wie z. B. jeden ersten Montag im Monat und die Ferienzeiten.

Es wäre sinnvoll, diesen Sitzungskalender mit festen Terminen zu beschließen. Es können sich keine Termine mehr überschneiden und für die Verwaltung bestände die Möglichkeit, sich gezielter vorzubereiten, an den Sitzungen teilzunehmen und Aufgaben abzuarbeiten. Natürlich schließt ein solcher Sitzungskalender keine außerordentlichen Sitzungen aus.

Es wird noch darauf hingewiesen, dass der Sitzungsdienst außerdem die Sitzungen für den Werksausschuss Chorin und die 7 Ortsbeiräte (alle zwei Monate) vorbereitet und dass noch der Bau- und Finanzausschuss Liepe eingegliedert werden müsste.

Änderungsempfehlungen aus der Beratungsfolge:

Der Amtsausschuss empfiehlt den Sitzungskalender 1. Halbjahr 2015 entsprechend der Anlage (Empfehlung des Kommunalausschusses, Sitzung am 09.10.2014).

Beschlussfassung:

Entsprechend des Beschlussvorschlages

Entsprechend des Beschlussvorschlages mit folgenden Änderungen