Die Gemeindevertretung der Gemeinde Hohenfinow beschließt die Digitalisierung ihrer Gremienarbeit ab 2022 und die damit verbundene Beschaffung von Verträgen zur Nutzung eines Datentarifes in einem Mobilfunknetz, jeweils inklusive eines subventionierten Tablets vom Typ »Apple iPad«.

Sachverhalt:

Die Amtsverwaltung nutzt seit dem Jahr 2014 ein Ratsinformationssystem zur Bearbeitung und Bereitstellung der Unterlagen des Sitzungsdienstes. Das Ratsinformationssystem steht den Bürgerinnen und Bürgern unter amt-bco.de/ris zur Verfügung und kann über einen personalisierten Zugang auch von den Mitgliedern der kommunalen Gremien der amtsangehörigen Kommunen genutzt werden.

Darüber hinaus besteht für die Mandatsträger die Möglichkeit, die Gremienarbeit mit einem Tablet und einer entsprechenden App komplett digital abzubilden und somit auf die Nutzung von Papierunterlagen zu verzichten.

Der digitale Sitzungsdienst führt einerseits zu einem geringeren Ressourcenverbrauch (Papier, Toner, Wartung und Verschleiß von Bürogeräten), als auch zur Einsparung der mit der Vor- und Nachbereitung verbundenen Arbeitszeit der Beschäftigten des Sitzungsdienstes. Ein weiterer Vorteil liegt in der Aktualität und der ständigen Verfügbarkeit der Unterlagen. Die Mitglieder der Gemeindevertretung wären informationstechnisch immer auf dem neuesten Stand.

Die digitale Gremienarbeit wurde 2014 zuerst in der Gemeinde Britz eingeführt, der Amtsausschuss folgte im Jahr 2017 und seit 2019 arbeitet auch die Gemeindevertretung Chorin digital. Die Erfahrungen sind positiv und auch aus anderen Kommunen wurde in den vergangenen Monaten die Einführung der Digitalisierung nachgefragt. Der digitale Sitzungsdienst stellt einen Baustein der Digitalisierung der Verwaltung dar und unterstützt somit die pflichtige Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) bis Ende 2022, wonach im Wesentlichen alle Verwaltungsleistungen online anzubieten sind.

Da der Bürgermeister bereits im Besitz der entsprechenden Hardware ist, wären in Hohenfinow nur acht Tablets zu beschaffen. Ein sofortiger geldwerter Vorteil würde sich aus dieser Umstellung nicht ergeben. Legt man aber eine Nutzungsdauer der Geräte von fünf Jahren zu Grunde, kostet ein Tablet pro Person und Jahr 65,00 Euro. Zum Vergleich: die Mitglieder der Gemeindevertretung Britz nutzen die Geräte mittlerweile seit sechs Jahren. Die Tablets können neben dem Sitzungsdienst auch für andere Zwecke genutzt werden (E-Mail, Internet, ggf. weitere Apps).

Änderungsempfehlungen aus der Beratungsfolge:

Beschlussfassung:

Entsprechend des Beschlussvorschlages

Entsprechend des Beschlussvorschlages mit folgenden Änderungen