Der Amtsausschuss des Amtes Britz-Chorin-Oderberg beschließt die 1. Änderung des Stellenplans 2022 für die Beschäftigten gemäß der Anlage 2 zu AA-006/2022.

Sachverhalt:

Gemäß § 9 der Verordnung über die Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplans der Gemeinden (Kommunale Haushalts- und Kassenverordnung – KomHKV) hat der Stellenplan für jeden nicht nur vorübergehend beschäftigten Arbeitnehmer eine Stelle und für jeden Beamten eine Planstelle im Haushaltsjahr auszuweisen. Der Stellenplan ist als Obergrenze einzuhalten; Abweichungen sind nur zulässig, soweit sie auf Grund des Besoldungs- oder Tarifrechtes zwingend erforderlich sind. Nachträgliche Änderungen des Stellenplanes bedürfen eines Beschlusses des Amtsausschusses und sind der Kommunalaufsichtsbehörde anzuzeigen.

Anlass für die 1. Stellenplanänderung 2022 ist die Schaffung von einer Vollzeiteinheit im Haupt- und Ordnungsamt, Sachgebiet Innere Verwaltung, Bereich IT/ Systemadministrator. Der unterjährige Stellenmehrbedarf ergibt sich auf Grund von folgendem Sachverhalt:

Die Amtsverwaltung sieht sich mit einer zunehmend komplexer werdenden IT-Infrastruktur, vor allem in den Grundschulen der amtsangehörigen Gemeinden, den Standorten der Freiwilligen Feuerwehr und durch die digitale Gremienarbeit konfrontiert. Auch ist die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen im Hinblick auf die Umsetzungsfrist des Online-Zugangsgesetzes bis 31.Dezember 2022 noch schneller voranzutreiben. Damit verbundenen ist ein erheblicher Aufwand von der Ermittlung des Istzustandes gemeinsam mit den Organisationseinheiten über die Priorisierung der personellen und finanziellen Ressourcen bis hin zur Betreuung und Schulung der Beschäftigten und der ehrenamtlich Tätigen sowie der Wartung der Bestandssoft- und hardware. Mit fortschreitendem Digitalisierungsgrad besteht die Möglichkeit der Häufung von Cyberangriffen und IT-Sicherheitsvorfällen. Auch unter diesem Aspekt ist eine personelle Stärkung des IT-Bereiches notwendig, denn es ist ein erhöhter Zeitaufwand im Bereich der Fortbildung und der Kontrolltätigkeit zu berücksichtigen. Das Land Brandenburg hat im Rahmen der Umsetzung des Digitalpaktes eine Richtlinie zur Förderung der Ausbildung und Finanzierung von IT-Administratoren, die für Schulen eingesetzt werden, erlassen. Gegenstand der Förderung sind befristete Ausgaben für Personalkosten in direkter Verbindung mit Investitionsmaßnahmen des DigitalPakts Schule sowie weiterer Zusatzvereinbarungen zum DigitalPakt Schule auf Ebene der Schulträger für professionelle Administrations- und Support-Strukturen. Darüber hinaus sind auch Ausgaben für die Qualifizierung und Weiterbildung von bei Schulträgern angestellten Administratoren förderfähig. Die Umsetzung des DigitalPaktes und die Administration der technischen Infrastruktur der Grundschulen in Trägerschaft der Stadt Oderberg und der Gemeinde Britz erfolgt grundsätzlich durch die Amtsverwaltung. Insbesondere durch die Zusatzvereinbarungen zum DigitalPakt (mobile Endgeräte für Schülerinnen und Schüler) werden hierdurch Ressourcen gebunden, die ursprünglich nicht absehbar waren. Mit den Mitteln aus vorgenannter Richtlinie und unter Berücksichtigung eines Eigenanteils der Schulträger in Höhe von zehn Prozent, kann dieser Mehraufwand zu einem Teil gedeckt werden. Die Stadt Oderberg und die Gemeinde Britz transferieren diese Mittel aufgrund der im Jahre 2021 gefassten Beschlüsse OD-084/2021 vom 15. Dezember 2021 und BR-070/2021 29. November 2021 an das Amt. Darüber hinaus haben die gemeindlichen Gremien die Digitalisierung ihrer Gremienarbeit beschlossen. Auch hier entsteht ein administrativer Mehraufwand für den Bereich IT/ Systemadministration, denn es sind hierfür im Laufe des Jahres mehr als hundert Endgeräte zu verwalten.  Weiterhin entstand und entsteht neuer Administrationsaufwand durch die mittlerweile regelmäßige Arbeit der Verwaltung im Homeoffice (Wartung Endgeräte, Betreuung Anwender). Unabhängig davon erfolgt die weiterführende Digitalisierung der Verwaltung. Dies beinhaltet die Umstellung kompletter Verwaltungsprozesse auf eine medienbruchfreie, papierlose Arbeitsweise (z. B. digitaler Rechnungsworkflow, Etablierung eines Dokumentenmanagementsystems).

Zudem ist zu berücksichtigen, dass aufgrund der pandemischen Lage die Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten und auch künftig teilweise mobil arbeiten werden.

Im Ergebnis vergrößert sich also fortwährend die Komplexität der IT-Infrastruktur, was sich regelmäßig im notwendigen Zeitaufwand zur Betreuung der Verfahren und der Nutzer widerspiegelt. Es entsteht insoweit ein umfangreiches Aufgabenfeld, das sowohl in seiner Breite als auch in seiner Tiefe mit den derzeit zur Verfügung stehenden personellen Mitteln nicht zu bewirtschaften ist.

Durch die fortschreitende Digitalisierung der Verwaltung kommt es schrittweise zur Verlagerung von Aufgaben. Einerseits erfolgen durch tarifvertragliche Vorgaben Arbeitszeitreduzierungen bei den Vollzeiteinheiten, die es technikunterstützt zu kompensieren gilt. Andererseits werden beispielsweise durch den Einsatz des Rechnungsworkflows Zeitanteile bei einzelnen Stellen freigesetzt, der Arbeitsaufwand für Beratung, Wartung und Unterstützung im IT-Bereich steigt jedoch an.

Die regelmäßige Arbeitszeit ist im § 6 TVöD wie folgt geregelt und betrug bis 31.Dezember 2021 ausschließlich der Pausen für die Beschäftigten im Tarifgebiet Ost durchschnittlich 40 Stunden wöchentlich. Ab dem 1. Januar 2022 beträgt die durchschnittliche wöchentliche Arbeitszeit 39,5 Stunden und ab dem 1. Januar 2023 durchschnittlich 39,0 Stunden. Für die Kernverwaltung des Amtes Britz-Chorin-Oderberg entspricht dies 2022 einem Stellenbedarf von 0,228 VZE wöchentlich (432 Stunden) und im Jahr 2023 von 0,462 VZE (828 Stunden).

Einer externen Vergabe der vorstehend geschilderten Leistungen steht entgegen, dass gerade die Beratung, Wartung und Unterstützung zeitnah und in einer Tiefe zu erfolgen hat, die durch einen Dienstleister in dieser differenzierten Form und in einem angemessenen Kosten-Nutzen-Verhältnis nicht zu erbringen ist. Nach ersten Marktsichtungen konnten wir keine regionalen IT-Dienstleister finden, die bereit sind, mehrere Standorte mit ihren verschiedenen Infrastrukturen und Softwarelösungen qualitativ und quantitativ abzudecken. Bisherige Erfahrungen mit IT-Dienstleistern für die Schulen waren negativ, da nur gehandelt wurde, wenn etwas nicht funktionierte und auch dann nicht in einem zeitlich vertretbaren Rahmen. Dadurch konnte nicht zeitnah auf Wünsche und Änderungen der Anforderungen an die IT eingegangen werden, die oft erst bei regelmäßigen Vor-Ort-Einsätzen und Gesprächen mit den Beschäftigten zu Tage treten. Ein weiterer Punkt der gegen einen externen IT-Dienstleister spricht ist, dass Schulungen und Einweisungen zu Software und neuer Technik nicht durch diese vorgenommen werden.

Um die Verwaltung den Erfordernissen anzupassen ist es geboten, eine weitere Stelle im IT Bereich zu schaffen.

Änderungsempfehlungen aus der Beratungsfolge:

Beschlussfassung:

Entsprechend des Beschlussvorschlages

Entsprechend des Beschlussvorschlages mit folgenden Änderungen