Der Amtsausschuss des Amtes Britz-Chorin-Oderberg beschließt die Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Der Amtsdirektor wird ermächtigt, das Vergabeverfahren durchzuführen und die Vergabeentscheidung zu treffen. Der Amtsausschuss ist gemäß § 10 der Hauptsatzung über das Ergebnis der Vergabe zu unterrichten.

Sachverhalt:

Auf Grund der anhaltend angespannten finanziellen Lage der Kommunen und damit auch des Amtes Britz-Chorin-Oderberg ist es von immer größerer Bedeutung, die Verwaltungsarbeit so kostengünstig und effizient wie möglich zu gestalten und gleichzeitig die von den Bürgerinnen und Bürgern erwartete Dienstleistungsqualität zu erreichen. Die Amtsverwaltung versucht diesen Spagat mit einer Optimierung der Prozesse zu meistern. Die fortschreitende Digitalisierung kann hierzu entscheidend beitragen.

Aus diesem Grund hat die Verwaltung für das Haushaltjahr 2022 die Beschaffung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) eingeplant und beabsichtigt, die Maßnahme nun umzusetzen.

Momentan liegen Verwaltungsvorgänge in verschiedenen Medienkombinationen vor. Es gibt reine Papiervorgänge (klassische Akte), daneben hybride Vorgänge, die sowohl Papierunterlagen als auch digitale Dokumente enthalten und es gibt vermehrt rein digitale Vorgänge. Mindestens die Hälfte des Posteingangs geht der Amtsverwaltung mittlerweile in digitaler Form zu. Diese Unterlagen werden oftmals ausgedruckt, vervielfältigt und liegen nicht selten an mehreren Stellen der Amtsverwaltung in unterschiedlich vollständiger Form vor.

Ein DMS bildet fast alle Verwaltungsvorgänge digital ab und hat gegenüber der bisherigen, von Medienbrüchen geprägten Verwaltungspraxis entscheidende Vorteile:

-       ein DMS stellt Vorgänge schnell und zielgenau zur Verfügung

-       der Zugang zu den Verwaltungsvorgängen besteht unabhängig von Arbeitszeit und Arbeitsort

-       Daten liegen stets aktuell und ohne Redundanz vor

-       die Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns wird für alle Beteiligten verbessert

-       die Arbeitsprozesse werden optimiert, wodurch der Service für die internen und externen Kunden der Amtsverwaltung erhöht wird

-       die rechtlichen Anforderungen bedingen immer öfter digitale Unterlagen (siehe unten)

Die Vorteile der vollständigen Digitalisierung von Prozessen kann – in kleinerem Maßstab – bereits jetzt im digitalen Rechnungsworkflow festgestellt werden, der im vergangenen Jahr in der Amtsverwaltung eingeführt wurde:

-       die Laufzeit der Rechnungsbearbeitung hat sich stark verkürzt

-       die Recherche nach dem Bearbeitungsstand von Rechnungen ist jederzeit auf „Knopfdruck“ möglich, sowohl im Rathaus, als auch im Homeoffice

-       durch die dezentrale Erfassung der Rechnungen wurden Ressourcen in der Kämmerei freigesetzt

-       die Archivierung der Rechnungen erfolgt nun digital, es werden keine Ordner, kein Papier und keine physischen Räume zur Ablage benötigt

-       in Zusammenarbeit mit den Kunden wird die Zahl der Rechnungen die noch in Papierform eingehen täglich reduziert

Das dadurch eingesparte Papier und der geringere Verbrauch und Verschleiß von Druckern und Multifunktionsgeräten sind dabei nur Nebeneffekte. Die vollständige Digitalisierung folgt vielmehr auch den rechtlichen Anforderungen:

-       bis zum Jahresende 2022 muss verwaltungsseitig das Onlinezugangsgesetz (OZG) in Verbindung mit dem E-Government-Gesetz des Landes Brandenburg umgesetzt werden. Demnach muss Bürgerinnen und Bürgern die Möglichkeit eingeräumt werden, auf alle Verwaltungsleistungen online zugreifen zu können, was wiederum eine Digitalisierung vieler Prozesse und Unterlagen bedingt

-       die Kommunikation der Verwaltungen mit Verwaltungsgerichten im Land Brandenburg erfolgt mittlerweile nur noch über das elektronische Behördenpostfach, d. h. Unterlagen werden nur noch digital übertragen

-       Vergaben erfolgen i. d. R. nur noch online über den Vergabemarktplatz des Landes Brandenburg

-       Fördermittel beim Land Brandenburg (Investitions- und Landesbank) müssen online beantragt werden

Für all diese Prozesse sind digitale Unterlagen notwendig, die bisher in jedem Einzelfall aus Papierunterlagen erstellt werden müssen. Beim Einsatz eines DMS liegen alle Unterlagen bereits digital vor. Die Einführung eines DMS stellt sich somit kurz- bis mittelfristig als unumgänglich dar.

Dabei handelt es sich nicht nur um die Beschaffung und Installation einer Software. Sie ist vielmehr ein tiefgreifender Einschnitt in klassische Arbeitsabläufe und ein System, das im Idealfall alle Informationsflüsse in der Verwaltung bündelt und steuert. Die Verwaltung wird in diesem Zusammenhang eine Arbeitsgruppe einrichten, die den optimalen Einsatz des DMS vorbereitet und begleitet. Auch hier kann auf Erfahrungen aus der Einführung des digitalen Rechnungsworkflows zurückgegriffen werden.

Die Basis-Version des DMS wird (inklusive Dienstleistungen) ca. 30.000 Euro kosten. Die Kosten für einen Komplettausbau (gestaffelt über die kommenden Jahre) belaufen sich insgesamt auf ca. 80.000 Euro. Hinzu kommen jährliche Kosten zur Systemwartung und -pflege von 4.000 bis 5.000 Euro. Die Kosten können in diesem Stadium nur geschätzt werden, da konkrete Preise erst im Vergabeverfahren ermittelt werden. Sie beruhen aber auf konkreten Angeboten eines üblichen Anbieters.

Änderungsempfehlungen aus der Beratungsfolge:

Beschlussfassung:

Entsprechend des Beschlussvorschlages

Entsprechend des Beschlussvorschlages mit folgenden Änderungen