Sachverhalt:

Der Amtsausschuss hat mit Beschluss AA-035/2022 die Beschaffung und Einrichtung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) beschlossen. Im IV. Quartal 2022 wurde eine entsprechende Verhandlungsvergabe durchgeführt, an der sich vier Firmen beteiligten, von denen eine Firma die Mindestanforderungen nicht erfüllte. Die anderen Bieter wurden zu Präsentationen im Rathaus eingeladen, die im November 2022 stattfanden. Alle Systeme hatten ihre Vor- und Nachteile, erfüllten aber alle die Maßgaben und Anforderungen. Im Nachgang tauschte sich die Verwaltung noch mit Nutzern der angebotenen Systeme in der näheren Umgebung aus. Die Erfahrungen waren auch hier gemischt, so dass letzten Endes im Wesentlichen die Kosten den Ausschlag für die Entscheidung gaben. Um eine Vergleichbarkeit der Angebote zu gewährleisten, wurde von den Bietern ein Basissystem inklusive Installation, Einrichtung und Schulung angefordert. Dabei ergab sich folgendes Bild:

Daraufhin erhielt Bieter 1, die d.velop public sector GmbH aus Meppen den Zuschlag. Wie bereits im Beschluss AA-035/2022 dargestellt, kommen zu diesen Kosten beim sukzessiven Ausbau des DMS in den folgenden Jahren weitere Kosten insbesondere durch Dienstleistungen hinzu.