Der Amtsausschuss des Amtes Britz-Chorin-Oderberg beschließt die Ausschreibung und Vergabe von sechs Multifunktionsgeräten für die Amtsverwaltung. Die Geräte sollen im Rahmen eines Leasingvertrages mit einer Laufzeit von sechzig Monaten beschafft werden. Bestandteil der Beschaffung ist ein zugehöriger Wartungsvertrag.

Sachverhalt:

Die Leasingverträge für die derzeit von der Kernverwaltung im Rathaus Britz genutzten sechs Multifunktionsgeräte (Scanner, Kopierer, Drucker - 3x DIN A3, 3x DIN A4) laufen am 30. Juni 2023 aus.

Die Verwaltung hat in den vergangenen Jahren nachhaltig den Weg der Digitalisierung vieler Prozesse beschritten. Der digitale Rechnungsworkflow und die digitale Gremienarbeit sind zwei markante Beispiele. In den folgenden Jahren soll ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) die Grundlage für eine in weiten Teilen papierlose Verwaltung bilden.

Gleichwohl sind die Multifunktionsgeräte in absehbarer Zeit zentrale Ressourcen für die Erledigung der Aufgaben einer Verwaltung. Sie dienen in Zukunft vermehrt als Eingabequellen (ersetzendes Scannen) für das DMS. Darüber hinaus kann dadurch auf lokale Geräte in den einzelnen Büros bzw. auf eine Nachbeschaffung defekter Geräte verzichtet werden.

Die Geräte sollen wie bisher im Rahmen eines Leasingvertrages mit einer Laufzeit von sechzig Monaten beschafft werden. Die Beschaffung wird ergänzt um einen Wartungsvertrag, der die Nachlieferung von Verbrauchsmaterialien und die zügige Reparatur von technischen Störungen abdeckt. Unter Berücksichtigung der zurückliegenden Aufwendungen (36.000 Euro über fünf Jahre) und der allgemeinen Preissteigerungen ist von Gesamtkosten der Beschaffung in Höhe von ca. 38.000 Euro über einen Zeitraum von fünf Jahren auszugehen (7.600 Euro pro Jahr).

Im Rahmen der Ausschreibung werden zwar auch die Aufwendungen für einen Kauf der Technik abgefragt, jedoch haben die bisherigen Konditionen gezeigt, dass der Unterschied zu den Leasingkosten sehr überschaubar ist und die Staffelung über fünf Jahre den Haushalt verträglicher belastet als die einmalige Investition in einem Haushaltsjahr.

Änderungsempfehlungen aus der Beratungsfolge:

Beschlussfassung:

Entsprechend des Beschlussvorschlages

Entsprechend des Beschlussvorschlages mit folgenden Änderungen