Der Amtsausschuss des Amtes Britz-Chorin-Oderberg beschließt die Beschaffung der Software „VOIS MESO“ und „VOIS GESO“ im Rahmen einer Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb gemäß § 8 Absatz 4 Nummer 12 in Verbindung mit § 12 Absatz 3 UVgO.

Sachverhalt:

Das Amt Britz-Chorin-Oderberg nutzt für die Bearbeitung der Aufgaben im Bereich des Melde- und des Gewerbewesens seit vielen Jahren die Software "MESO Classic" (Meldeamt) und "GESO Classic" (Gewerbeamt) der Firma HSH Soft- & Hardware Vertriebs GmbH aus Ahrensfelde. Die Software und der Support funktionieren äußerst zuverlässig. Seit mehreren Jahren entwickelt und vertreibt die Firma auch eine modernisierte - auf die bisherige Lösung aufsetzende - Software namens "VOIS MESO" und "VOIS GESO". Die neue Version zeichnet sich vor allem durch eine bessere Anbindung an die verschiedensten Fachverfahren und durch eine gute Unterstützung von Online-Dienstleistungen zur Umsetzung der Pflichten des Online-Zugangsgesetzes (OZG) aus. So wird es mit VOIS in Zukunft möglich sein, verschiedene Anliegen der Bürgerinnen und Bürger online abzuwicklen und eine Online-Terminvergabe zu realisieren.

Der Hersteller hat den Support für die aktuell genutzte Software bis 2025 abgekündigt, so dass die Beschaffung des neuen Verfahrens alternativlos ist. Alternativlos auch in der Hinsicht, dass die Verwaltung beabsichtigt, eine Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb gemäß § 8 Absatz 4 Nummer 12 in Verbindung mit § 12 Absatz 3 der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) durchzuführen. Danach ist es zulässig, auch nur ein Unternehmen zur Abgabe eines Angebotes aufzufordern, wenn Leistungen des ursprünglichen Auftragnehmers beschafft werden sollen, die zur teilweisen Erneuerung oder Erweiterung bereits erbrachter Leistungen bestimmt sind, bei denen ein Wechsel des Unternehmens dazu führen würde, dass der Auftraggeber eine Leistung mit unterschiedlichen technischen Merkmalen kaufen müsste und dieser Wechsel eine technische Unvereinbarkeit oder unverhältnismäßige technische Schwierigkeiten bei Gebrauch und Wartung mit sich bringen würde.

Es liegen objektiv schwerwiegende personelle, wirtschaftliche und technische Gründe vor, zukünftig VOIS und kein anderes Produkt zu nutzen. Allein die abzuwendenden Risiken von Fehlfunktionen, Kompatibilitätsproblemen und hohem Umstellungsaufwand, die bei einem "massiven Übergang" auf die Software eines anderen Herstellers erheblich wahrscheinlicher auftreten würden als bei einer "sanften Migration" auf die Software VOIS unter Beibehaltung der Basisinfrastruktur, rechtfertigten die Entscheidung, bei der Vergabe nur ein Unternehmen zu berücksichtigen. Gerade im zeit- und datenkritischen Bereich des Einwohnermeldewesens müssen - insbesondere mit Blick auf die zwingende Notwendigkeit eines jederzeit störungsfreien Betriebs der Software - jedwede Risikopotentiale ausgeschlossen werden.

Der Verwaltung liegt in diesem Zusammenhang ein preislich stark reduziertes Sonderangebot des Herstellers vor, das bis zum 16. Januar 2024 gültig ist. Der Auftrag müsste also noch im Jahr 2023 erteilt werden, die Umsetzung könnte dann im Laufe des Jahres 2024 erfolgen.

Für Lizenzen, Installation, Konfiguration und Schulungen sind einmalig 27.520 Euro aufzuwenden. Die laufenden jährlichen Kosten für Softwarepflege und Wartung betragen dann 5.570 Euro gegenüber bisher 5.030 Euro.

Änderungsempfehlungen aus der Beratungsfolge:

Beschlussfassung:

Entsprechend des Beschlussvorschlages

Entsprechend des Beschlussvorschlages mit folgenden Änderungen