Sachverhalt:

Der Amtsausschuss des Amtes Britz-Chorin-Oderberg beauftragte am 1. Dezember 2022 mit Beschluss AA-060/2022 den Amtsdirektor mit der Erarbeitung eines Dienstleistungskonzeptes (inkl. Kostenermittlung) der Amtsverwaltung für den mobilen Bürgerservice in den amtsangehörigen Gemeinden.

Bereits mit den Informations- und Sitzungsvorlagen AA-002/2015, AA-065/2017 IV und AA-069/2017 IV (vgl. Anlagen) informierte der Amtsdirektor über die Möglichkeiten einen Mobilen Bürgerservice zu etablieren. Mit Sitzungsvorlage AA-002/2015 hat der Amtsausschuss aufgrund der geringen Nachfrage an Dienstleistungen die Schließung der Außenstelle Oderberg beschlossen. In den nachfolgenden Jahren wurde mehrfach nach effizienten Möglichkeiten des Bürgerservices außerhalb des Standortes Britz gesucht und die Ergebnisse wurden dem Amtsausschuss vorgestellt.

Nachfolgend werden die möglichen Varianten und die damit einher gehenden voraussichtlichen Kosten vorgestellt:

1. Mobiler Bürgerservice (mit zusätzlichem Fahrzeug)

Mögliche Zielgruppe: Zielgruppe für die Erweiterung des Angebotes an Verwaltungsdienstleistungen als mobiler Bürgerservice in den amtsangehörigen Gemeinden sind die Menschen, welche aufgrund ihres Alters oder aufgrund einer mangelnden Mobilität den Verwaltungsstandort in Britz nicht aufsuchen können und darüber hinaus die zur Verfügung stehende Kommunikationstechnik nicht nutzen.

Voraussetzungen: Für ein Angebot der Verwaltungsdienstleistungen als mobiler Bürgerservice außerhalb des Verwaltungsstandortes Britz müssten personelle, technische und ggf. räumliche Voraussetzungen gegeben sein. Die größte Nachfrage am Verwaltungsstandort Britz nach Verwaltungsdienstleistungen beziehen sich auf Leistungen der Einwohnermeldebehörde.

Personelle Voraussetzungen: Derzeit sind zwei Personalstellen u.a. mit den Aufgaben des Einwohnermeldeamtes befasst, welche sich im Fall der Abwesenheit gegenseitig vertreten. Beide Personalstellen sind in Teilzeit besetzt, wobei eine Mitarbeiterin mit 37 h/Woche mit 90 % der wöchentlichen Arbeitszeit und die andere Mitarbeiterin mit 35 h/Woche mit 10 % der wöchentlichen Arbeitszeit für die Aufgaben des Einwohnermeldeamtes betraut ist.

Falls eine Erweiterung der Verwaltungsdienstleistungen gewünscht sein sollte, muss zwingend ein dritter Mitarbeiter „ausgebildet“ und verfügbare Stellenanteile geschaffen werden. Dies ist erforderlich, um das kontinuierliche Angebot sowie die Sprechtage am Verwaltungsstandort in Britz aufrecht erhalten zu können (z. B. im Fall der Abwesenheit durch Krankheit/Urlaub oder Terminen im Standesamt). Denkbar ist die Einstellung in Teilzeit. Aufgrund der aktuellen Arbeitsmarktsituation ist dies jedoch nicht erfolgsversprechend, da bereits heute, wie in vielen Branchen, wie auch in den Verwaltungen der Fachkräftemangel deutlich wird. So eine Stellenplanerweiterung und eine Stellenausschreibung erfolgreich durchgeführt werden würden, wäre es denkbar, unter den vorgenannten Voraussetzungen, den mobilen Bürgerservice an 1-2 Tagen im Monat durchzuführen. Neben der internen Organisation und Erstellung eines Tourenplanes sind die Bürgerinnen und Bürger über die geplanten Termine vor Ort zu informieren (z. B. Anzeige im Amtsblatt und auf der Homepage). Nach den Vorgaben des gesetzlichen Arbeitsschutzes hat der Arbeitgeber auf berufsbedingten Gefahren und Belastungen für die   Beschäftigten zu achten. Hier gilt es Sicherheitsvorkehrungen zu treffen, z. B. durch die Begleitung eines weiteren Mitarbeiters.

Technische Voraussetzungen: Um einen mobilen Bürgerservice in den amtsangehörigen Gemeinden anbieten zu können, bedarf es der Beschaffung eines sogenannten mobilen Koffers mit der entsprechenden Technik. Eine weitere Voraussetzung ist das Vorhandensein einer stabilen Internetversorgung. Die Breitbandverfügbarkeit in Deutschland (siehe Breitbandatlas des Bundeministerium für Digitales und Verkehr) ist im differenzierten Umfang nutzbar. In vielen Regionen der amtsangehörigen Gemeinden reichen die Bandbreiten und Techniken für die Datenübertragung nicht aus. Ohne eine Internetverbindung können keine Tätigkeiten in der Software des Einwohnermeldeamtes vorgenommen sowie das EC-Kartenlesegerät genutzt werden.

Räumliche Voraussetzungen: Räumliche Voraussetzungen für den mobilen Bürgerservice sind ebenfalls zu berücksichtigen, auch wenn dieser unabhängig von einem festen Standort angeboten werden soll. Zur Auswahl steht die Beschaffung eines eigenen Fahrzeuges für den mobilen Bürgerservice. In diesem Fahrzeug kann die notwendige EMA-Technik dauerhaft (Laptop, Drucker, Fingerabdruckscan, kleiner Tresor für Dokumente, Siegel o.ä.) installiert bzw. eingebaut werden. Das Fahrzeug sollte nach den Bedürfnissen der Mitarbeiter der Amtsverwaltung in einen funktionstüchtigen Arbeitsplatz umgebaut werden. Zu berücksichtigen ist die Höhe des Fahrzeuges, damit beispielsweise eine aufrechte Körperhaltung möglich ist. Weiterhin kann ein Sitzplatz für Bürgerinnen und Bürger vorgehalten werden, um beispielsweise auch bei schlechten Wetterverhältnissen den Service im Fahrzeug anbieten zu können. Der Standort des mobilen Bürgerservices ist so zu wählen, dass dem Mitarbeiter der Amtsverwaltung sanitäre Anlagen zur Verfügung gestellt werden könnten.

Quelle: Stadt Wittstock/Dosse (www.wittstock.de)

2. Mehrfachnutzung gemeindeeigener Objekte (zusätzliches Fahrzeug - PKW)

Eine weitere Alternative für den mobilen Bürgerservice ist, die Nutzung von gemeindeeigenen Objekten (z. B. Dorfgemeinschaftshäuser).

Mögliche Zielgruppe: Zielgruppe für die Erweiterung des Angebotes an Verwaltungsdienstleistungen als mobiler Bürgerservice in den amtsangehörigen Gemeinden sind die Menschen, welche aufgrund ihres Alters oder aufgrund einer mangelnden Mobilität den Verwaltungsstandort in Britz nicht aufsuchen können und darüber hinaus die zur Verfügung stehende Kommunikationstechnik nicht nutzen.

Voraussetzungen: Für ein Angebot des mobilen Bürgerservices in den gemeindeeigenen Objekten müssten personelle und technische Voraussetzungen gegeben sein. Die größte Nachfrage am Verwaltungsstandort Britz nach Verwaltungsdienstleistungen beziehen sich auf Leistungen der Einwohnermeldebehörde.

Personelle Voraussetzungen: Derzeit sind zwei Personalstellen u.a. mit den Aufgaben des Einwohnermeldeamtes befasst, welche sich im Fall der Abwesenheit gegenseitig vertreten. Beide Personalstellen sind in Teilzeit besetzt, wobei eine Mitarbeiterin mit 37 h/Woche mit 90 % der wöchentlichen Arbeitszeit und die andere Mitarbeiterin mit 35 h/Woche mit 10 % der wöchentlichen Arbeitszeit für die Aufgaben des Einwohnermeldeamtes betraut ist.

So eine Erweiterung der Verwaltungsdienstleistungen gewünscht sein sollte, muss zwingend ein dritter Mitarbeiter „ausgebildet“ und verfügbare Stellenanteile geschaffen werden. Dies ist erforderlich, um das kontinuierliche Angebot sowie die Sprechtage am Verwaltungsstandort in Britz aufrecht erhalten zu können (z. B. im Fall der Abwesenheit durch Krankheit/Urlaub oder Terminen im Standesamt). Denkbar ist die Einstellung in Teilzeit. Aufgrund der aktuellen Arbeitsmarktsituation ist dies jedoch nicht erfolgsversprechend, da bereits heute, wie in vielen Branchen, so auch in den Verwaltungen der Fachkräftemangel deutlich wird. So eine Stellenplanerweiterung und eine Stellenausschreibung erfolgreich durchgeführt werden würden, wäre es denkbar, unter den vorgenannten Voraussetzungen, den mobilen Bürgerservice an 1-2 Tagen im Monat durchzuführen. Neben der internen Organisation und Erstellung eines Tourenplanes sind die Bürgerinnen und Bürger über die geplanten Termine vor Ort zu informieren (z. B. Anzeige im Amtsblatt und auf der Homepage).

Nach den Vorgaben des gesetzlichen Arbeitsschutzes hat der Arbeitgeber den Beschäftigten vor berufsbedingten Gefahren und Belastungen zu schützen. Auch das Amt Britz-Chorin-Oderberg hat als Arbeitgeber die Aufgabe Beschäftige vor schweren Unfällen, Überfällen Dritter und anderen Gefahren zu schützen. Die Mitarbeiter der Amtsverwaltung werden im Umgang mit schwierigen und aggressiven Bürgern geschult, jedoch ist es nicht auszuschließen, dass gerade außerhalb des Verwaltungsstandortes der Beschäftigte auf aggressives bzw. gewaltbereites Publikum stößt. Hier gilt es Sicherheitsvorkehrungen zu treffen, z.B. durch die Begleitung eines weiteren Mitarbeiters aus der Amtsverwaltung.

Technische Voraussetzungen: Um einen mobilen Bürgerservice in den amtsangehörigen Gemeinden anbieten zu können, bedarf es der Beschaffung eines sogenannten mobilen Koffers mit der entsprechenden Technik. Eine weitere Voraussetzung ist das Vorhandensein einer stabilen Internetversorgung (hier Internetanschluss), welche nicht in allen gemeindeeigenen Objekten verfügbar ist. Die Breitbandverfügbarkeit in Deutschland (siehe Breitbandatlas des Bundeministerium für Digitales und Verkehr) ist im differenzierten Umfang nutzbar. In vielen Regionen der amtsangehörigen Gemeinden reichen die Bandbreiten und Techniken für die Datenübertragung nicht aus. Ohne eine Internetverbindung können keine Tätigkeiten in der Software des Einwohnermeldeamtes vorgenommen sowie das EC-Kartenlesegerät genutzt werden.

Räumliche Voraussetzungen: Die räumlichen Voraussetzungen für den mobilen Bürgerservice in den gemeindeeigenen Objekten sind grundsätzlich gegeben. In allen amtsangehörigen Gemeinden sind z.B. Dorfgemeinschaftshäuser, Vereinsräume o.ä. vorhanden, deren Verfügbarkeit zur Nutzung für den mobilen Bürgerservice geklärt werden müsste. Nicht alle Dorfgemeinschaftshäuser befinden sich in der Dorfmitte der amtsangehörigen Gemeinden Dies hat zur Folge, dass Bürgerinnen und Bürger, welche in ihrer Mobilität eingeschränkt sind, unter Umständen dennoch auf Unterstützung angewiesen sind.

3. Weitere Möglichkeiten der Erweiterung der der Verwaltungsdienstleistungen

Anstelle des Mobilen Bürgerservices wurden aufgrund der zu erwartenden Kosten, welche die amtsangehörigen Gemeinden in Form der Amtsumlage stark belasten würden, Alternativen geprüft.

1. Bürgerbus

Denkbar ist die Einrichtung eines Bürgerbusses bzw. „Shuttle“ Service zum Verwaltungsstandort Britz. Der Bürgerbus kann als Ergänzung zum regulären Busangebot geschaffen werden. Durch die Festlegung gezielter Routen und Fahrzeiten erhalten Bürgerinnen und Bürger die Möglichkeit am Verwaltungsstandort das komplette Angebot der Amtsverwaltung in Anspruch nehmen zu können. Nachteil eines „Shuttle“ Services sind die langen Fahrtzeiten, welche Bürgerinnen und Bürger einplanen müssten. Der „Shuttle“ Service ist an feste Abfahrtzeiten gebunden und kann nur eine begrenzte Anzahl an Sitzplätzen zur Verfügung stellen.

Mögliche Zielgruppe: Zielgruppe für die Erweiterung des Angebotes an Verwaltungsdienstleistungen als mobiler Bürgerservice in den amtsangehörigen Gemeinden sind die Menschen, welche aufgrund ihres Alters oder aufgrund einer mangelnden Mobilität den Verwaltungsstandort in Britz nicht aufsuchen können und darüber hinaus die zur Verfügung stehende Kommunikationstechnik nicht nutzen.

Voraussetzungen: Für die Einrichtung eines Bürgerbusses müsste ein erfolgreiches Vergabeverfahren zur Vergabe der Dienstleistung an einen Anbieter (Fahrunternehmen) durchgeführt werden, welches gemäß den Vorgaben des Personenbeförderungsgesetzt befugt ist, eine Beförderung von Personen vornehmen zu dürfen. Weiterhin sind vom Anbieter entsprechende Auflagen der Linienkonzession zu erfüllen. Daher wird empfohlen, eine Kooperation mit dem örtlichen Konzessionsinhaber in der Region (Barnimer Busgesellschaft mbH) anzustreben, da der Bürgerbus auch in das regionale Liniennetz einzubinden wäre.

Personelle Voraussetzungen: Durch die Amtsverwaltung Britz-Chorin-Oderberg müsste kein zusätzliches Personal bei der Variante des Bürgerbusses vorgehalten werden. Jedoch sind die Kosten für den/ das Anbieter/Fahrunternehmen zu berücksichtigen. Die aktuell angespannte Arbeitsmarktsituation, welche ebenfalls aufgrund von Personalmangel in den Unternehmen herrscht, ist zu beachten.

Technische Voraussetzungen: Zusätzliche technische Voraussetzungen sind bei dieser Alternative nicht zu erfüllen, da die Bürgerinnen und Bürger selbständig das Fahrunternehmen für die Fahrt zum Verwaltungsstandort Britz buchen bzw. vereinbaren.

Räumliche Voraussetzungen: Zusätzliche räumliche Voraussetzungen sind bei dieser Alternative nicht zu erfüllen.

2. Das digitale Bürgerbüro am festen Standort

In der Live-Kommunikation könnten Dienstleistungen der öffentlichen Verwaltung sowie weiteren Versorgungsdienstleistern digital, interaktiv, niederschwellig und wohnortnah angeboten werden. Hierdurch können Bürgerinnen und Bürger Verwaltungsdienstleistungen ohne das Vorhandensein eines privaten digitalen Endgerätes, aufwendige Registrierungen oder Technikkenntnisse in Anspruch nehmen. Ziel des digitalen Bürgerbüros ist es, nicht nur ein Beratungsangebot für Bürgerinnen und Bürger zu schaffen, sondern auch Sachverhalte aufzunehmen und abzuschließen.

Digitale Bürgerbüro (Bsp. Landkreis Uckermark Außen-/Innenansicht)

Das Angebot eines digitalen Bürgerbüros („LISA“) wird z. B. erfolgreich im Landkreis Uckermark an fünf Standorten bereitgestellt. Das digitale Bürgerbüro ist für Menschen einfach zu bedienen. Nach Betreten des digitalen Bürgerbüros wird der Bürger per Anruf mit einem Erstansprechpartner in der Verwaltung verbunden, welcher den Bürger an den zuständigen Sachbearbeiter weiterleitet.

Quelle: Landkreis Uckermark

Mögliche Zielgruppe: Zielgruppe für die Erweiterung des Angebotes an Verwaltungsdienstleistungen als mobiler Bürgerservice in den amtsangehörigen Gemeinden sind die Menschen, welche aufgrund ihres Alters oder aufgrund einer mangelnden Mobilität den Verwaltungsstandort in Britz nicht aufsuchen können und darüber hinaus die zur Verfügung stehende Kommunikationstechnik nicht nutzen.

Voraussetzungen: Für die Errichtung eines digitalen Bürgerbüros außerhalb des Verwaltungsstandortes Britz müssten technische und räumliche Voraussetzungen gegeben sein. Die größte Nachfrage am Verwaltungsstandort Britz nach Verwaltungsdienstleistungen beziehen sich auf Leistungen der Einwohnermeldebehörde. Das digitale Bürgerbüro könnte zukünftig um weitere eigene Verwaltungsdienstleistungen, aber auch um weitere Institutionen (z. B. Landkreis Barnim, Pflegestützpunkt, kommunale Wohnungsverwaltungen etc.) ergänzt werden.

Personelle Voraussetzungen: Durch die Amtsverwaltung Britz-Chorin-Oderberg müsste kein zusätzliches Personal bei der Variante des digitalen Bürgerbüro vorgehalten werden. Die derzeit zwei vorhandenen Personalstellen könnten die Bürgerinnen und Bürger im digitalen Bürgerbüro in den laufenden Arbeitsablauf integrieren. Es könnten jedoch auch spezielle Öffnungszeiten der digitalen Bürgerbüros oder das Angebot der Terminvergabe eingerichtet werden.

Technische Voraussetzungen: Für die technische Einrichtung des digitalen Bürgerbüros müsste ein erfolgreiches Vergabeverfahren zur Vergabe der Cloud-Dienste durchgeführt werden. Weiterhin müsste das digitale Bürgerbüro mindestens mit den technischen Komponenten Kamera, Mikrofon, Monitor, Dokumentenkamera, Unterschrift-Pad, Internet, Sensoren, Schnittstellen für Kartenlesegerät (NFC-Modul) und einem Touch-Display ausgestattet werden. Für eine optimale Akustik für Hörgeräteträger könnten auch eine Schallabsorber-Technik eingebaut werden. Der Arbeitsplatz im Rathaus im Einwohnermeldeamt müsste geringfügig nachgerüstet werden (z. B. Headset und Kamera).

Räumliche Voraussetzungen: Das digitale Bürgerbüro kann eigenständig als kleines Nebengebäude errichtet werden oder in vorhanden Gebäuden integriert werden (z. B. bei Sparkassen o.ä.). Hierfür müssten ggf. finanzielle Mittel für eine monatliche Miete eingeplant werden. Das Büro wird mit einer Ablage- und Sitzmöglichkeit ausgestattet und sollte einen barrierefreien Zugang gewährleisten.

Kosten:

In der nachfolgenden Kostenübersicht sind die unverbindlichen Kosten der Verwaltung für die jeweiligen Varianten dargestellt.

Ergebnis:

Mobiler Bürgerservice (inkl. Fahrzeug) und Mehrfachnutzung gemeindeeigener Objekte: Für die Einrichtung eines mobilen Bürgerservice mit einem zusätzlichen Fahrzeug sind hohe finanzielle Anforderungen sowie personelle Voraussetzungen zu erfüllen. Die stabile Internetverbindung der amtsangehörigen Gemeinden ist vor Etablierung des Mobilen Bürgerservices zu prüfen. Auch die regelmäßige Nutzung des zusätzlichen Angebotes durch die Bürgerinnen und Bürger ist auszuwerten. In einigen Kommunen (z. B. Stadt Nauen und Stadt Wittstock/Dosse) wurde das Angebot des mobilen Bürgerservices aufgrund der geringen Nachfrage wieder zurückgefahren bzw. ganz eingestellt.

Bürgerbus: Die Einrichtung eines Bürgerbusses kann aus Sicht der Amtsverwaltung nur langfristig über eine Verbesserung des ÖPNV, in Zuständigkeit des Landkreises Barnim, erreicht werden. Denkbar sind Mobilitätsangebote („PatMobilBarnim“ - Pilotprojekt zwischen LK Barnim und Gemeinde Schorfheide) sowie weitere Mitfahrgelegenheiten durch ehrenamtliche Tätige. Darüber hinaus steht auch die Fahrzeugflotte der Kreiswerke Barnim (BARshare) den Bürgerinnen und Bürgern zur Nutzung zur Verfügung.

Digitales Bürgerbüro: Die Einrichtung eines digitalen Bürgerbüros bietet die Chance ein bürgerfreundliches Verwaltungshandeln wohnortnah zu gestalten. Gleichzeitig stellt das Angebot einen weiteren Baustein für die Digitalisierungsbestrebungen des Bundes und Landes Brandenburg dar. Die Amtsverwaltung könnte von den Erfahrungen des Landkreises Uckermark profitieren. Das digitale Bürgerbüro wird auch nach der Inbetriebnahme im März 2023 täglich von Bürgerinnen und Bürgern genutzt. Seitens des Landkreises Uckermark ist sogar ein weiterer Standort zur Errichtung eines digitalen Bürgerbüros geplant. Ebenfalls wurde das Angebot unterbreitet, sich das digitale Bürgerbüro an einem Standort vor Ort (z. B. Templin oder Angermünde) anzusehen. Nach ersten Gesprächen würde der Landkreis Uckermark bei der Übertragbarkeit des Modells für andere Kommunen unterstützen.

Beibehaltung des derzeitigen Leistungsangebotes: Der Amtsverwaltung liegen keine Anfragen bzw. Hinweise der Bürgerinnen und Bürger hinsichtlich einer Angebotserweiterung vor. Gleichwohl sehen wir perspektivisch einer Verbesserung der Verwaltungserreichbarkeit durch konsequente Digitalisierung und Umsetzung der Maßnahmen des Onlinezugangsgesetzes entgegen.