Der Amtsausschuss des Amtes Britz-Chorin-Oderberg beschließt, die notwendige lokale IT-Infrastruktur im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung per Leasing zu beschaffen.

Sachverhalt:

Die zunehmende Digitalisierung der Verwaltungsprozesse und die wachsenden Anforderungen an Datenverarbeitung, -speicherung und -sicherheit erfordern eine leistungsfähige und stabile IT-Infrastruktur. Die bestehende IT-Infrastruktur im Rathaus Britz stößt dabei hard- und softwaretechnisch an ihre Grenzen und kann die steigenden Anforderungen nicht mehr adäquat erfüllen. Der größte Teil der derzeit im Rathaus Britz befindlichen Technik wurde im Jahr 2019 durch eine Leasingvereinbarung beschafft. Diese Vereinbarung endet am 30. Juni 2025. Es besteht somit die Notwendigkeit, für die kommenden Jahre eine – den Anforderungen genügende – technische Infrastruktur zu beschaffen. Da diese Position im Haushalt des Amtes Britz-Chorin-Oderberg eine erhebliche Größe darstellt, muss eine solche Entscheidung vor der Beratung bzw. der Beschlussfassung über den Haushaltsplan 2025 erfolgen.

Die Verwaltung hat den Bedarf an Hardwarekomponenten ermittelt, die für die kommenden fünf Jahre den Anforderungen der Verwaltung genügen sollten:

Hinzu kommen die Softwarekomponenten, vor allem die Betriebssysteme für Clients und Server.

Es bestehen grundsätzliche zwei Optionen, diese Leistungen abzubilden:

1. Die Infrastruktur wird - wie bisher - im Rathaus Britz lokal bereitgestellt. Die Beschaffung kann durch einen Leasingvertrag oder per Kauf erfolgen.
2. Die Infrastruktur wird in das Rechenzentrum des Zweckverbandes „Digitale Kommunen Brandenburg“, kurz DIKOM, ausgelagert. Zur Umsetzung wird eine Nutzungsvereinbarung mit dem ZV DIKOM abgeschlossen.

Beide Varianten haben Vor- und Nachteile. Insbesondere sind die Kosten ein wichtiges Entscheidungskriterium.

Aus Sicht der Verwaltung überwiegen die Vorteile einer lokalen Lösung (insbesondere unter Berücksichtigung der Kosten) derzeit deren Nachteile.

Zu den Kosten:

Nutzungsvereinbarung DIKOM: Das Angebot für die Nutzung des DIKOM stammt aus dem Sommer 2023 und bezieht sich auf die momentan noch verwendete Ausstattung der Verwaltung. Da diese aber – wie beschrieben – ausgebaut wird, ist insofern mit noch höheren Kosten zu rechnen. Folgende Positionen müssen dabei – unabhängig vom Nutzungsvertrag – separat beschafft werden (in den ausgewiesenen Kosten enthalten): Telefonlösung, Firewall, Endgeräte und Bildschirme. Die Kosten von 1,377 Mio. Euro sind mit Blick auf die Auswirkungen auf den Amtshaushalt finanziell nicht darstellbar.

Lokale Variante: Die Kosten beziehen sich auf eine marktaktuelle Kalkulation. Da eine Ausschreibung erst Anfang 2025 erfolgen würde, sind Preisänderungen (auch nach unten) möglich. Es liegen Leasing- und Kreditangebote vor, die sich preislich kaum unterscheiden. Im Rahmen von Variablen wurde jeweils von der ungünstigsten Variante ausgegangen. Da bei einigen Softwarekomponenten mehrere Optionen bestehen, sind auch geringere Kosten denkbar. Für die Umsetzung der lokalen Variante besteht die Möglichkeit des Abschlusses einer Leasingvereinbarung als auch eines Kaufvertrages verbunden mit einer Kreditaufnahme. Gemäß § 64 Absatz 3 der Kommunalverfassung des Landes Brandenburg (BbgKVerf) darf die Gemeinde Kredite nur aufnehmen, wenn eine andere Finanzierung nicht möglich ist oder wirtschaftlich unzweckmäßig wäre.

Beim Kauf würde die Technik zwar in den Besitz des Amtes übergehen. Welche Erträge allerdings eine spätere Verwertung einbringen würde, lässt sich zum jetzigen Zeitpunkt nicht seriös beurteilen. Der vermeintliche Nachteil der Leasingvariante, dass die Technik nach fünf Jahren zurückzugeben ist, relativiert sich, da die Hardware zu diesem Zeitpunkt nicht mehr den dann geltenden Anforderungen genügt. Die regelmäßige Entwicklung auf diesem Sektor zeigt, dass der technologische Wandel immer schneller voranschreitet, beispielsweise Support- und Wartungsdienstleistungen aufgekündigt werden, die Hardware notwendige Systemanforderungen nicht mehr erfüllt und die Betriebssysteme nur ca. drei bis fünf Jahre unterstützt werden. Eine Nutzung der Technik über den Vertragszeitraum von fünf Jahren hinaus ist aus diesem Grund sehr unwahrscheinlich und auch die Verwertungsmöglichkeiten der dann veralteten Technik werden den damit verbundenen Aufwand nicht kompensieren.

Für den Kauf müsste ein Darlehen aufgenommen werden. Dies hätte zur Folge, dass der Amtshaushalt bzw. die Haushaltssatzung 2025 gemäß § 74 Absatz 2 BbgKVerf von der Kommunalaufsichtsbehörde genehmigt werden muss, was mindestens zu einem verzögerten Inkrafttreten des Haushaltes führen würde.

Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass der Kauf von Hard- und Software gegenüber dem Leasing keinen wesentlichen wirtschaftlichen Vorteil für das Amt bietet. Die Option des Leasings hat sich bewährt und ermöglicht einen zeitgemäßen Umgang mit der Technik. Darüber hinaus bedarf der Amtshaushalt keiner Genehmigung durch die Kommunalaufsichtsbehörde.

Mitgliedschaft im Zweckverband DIKOM

Auch wenn das Angebot des Zweckverbandes „Digitale Kommunen Brandenburg“ aus Kostengründen aktuell nicht in Frage kommt, empfiehlt die Verwaltung zu gegebener Zeit die Mitgliedschaft in diesem Zweckverband anzustreben. Die DIKOM bietet ein umfangreiches Portfolio an digitalen Dienstleistungen an (Infrastruktur, Software as a service, Lösungen für das Onlinezugangsgesetz, Leistungen für die Digitalisierung von Schulen). Viele Brandenburgische Kommunen und Landkreise sind schon Mitglied im Zweckverband und die Hoffnung ist, dass sich mit steigender Zahl der Mitglieder auch das Preis-Leistungsverhältnis positiv entwickelt.

Änderungsempfehlungen aus der Beratungsfolge:

Beschlussfassung:

Entsprechend des Beschlussvorschlages

Entsprechend des Beschlussvorschlages mit folgenden Änderungen