Der Amtsausschuss des Amtes Britz-Chorin-Oderberg beschließt die 1. Änderung des Stellenplans 2025 für die Beschäftigten gemäß Anlage 1 zu AA-2025-008.

Sachverhalt:

Bekanntermaßen ist die Sicherstellung der kommunalen Aufgabenerledigung im Bereich des Personenstandswesens in Brandenburg nicht überall gleichermaßen gesichert. Auch im Barnim war jüngst das eine oder andere Defizit in mehreren Kommunalverwaltungen zu verzeichnen. Gemäß der Brandenburgischen Personenstandsverordnung (BbgPStV) sind für jedes Standesamt Standesbeamte in der erforderlichen Anzahl, mindestens jedoch zwei Standesbeamte, zu bestellen.

Diese Regelung konkretisiert die Verantwortung des Aufgabenträgers zu gewährleisten, dass jederzeit - also auch in Urlaubs- oder Krankheitsfällen - ein ordnungsgemäßes Beurkundungswesen sichergestellt ist. Die für die Bestellung erforderliche fachliche Eignung besitzt in der Regel, wer die Befähigung für die Laufbahn des gehobenen technischen Verwaltungsdienst oder als Tarifbeschäftigter eine vergleichbare Qualifikation besitzt und sich während einer mindestens sechsmonatigen Tätigkeit als Standesbeamter bewährt hat sowie weiterhin eine spezifische Qualifikation an der Akademie für Personenstandswesen mit Erfolg absolvierte.  Ausnahmsweise kann von dem Qualifikationserfordernis abgewichen werden, wenn mindestens die Hälfte aller bestellten Standesbeamten die Regelqualifikation besitzt und die zu bestellende Person über eine Befähigung für den mittleren Verwaltungsdienst verfügt.

Angesichts dieses ambitionierten Anforderungsprofils zeigte es sich, dass Stellenausschreibungen in vielen Fällen nicht zum erwarteten Erfolg führen. Nicht wenige Standesämter haben aus diesem Grunde - wie Eingangs geschildert – Probleme, geeignete Beschäftigte zu finden.

Mit Schreiben vom 24. November 2023 (s. Anlage) wandten sich die Hauptverwaltungsbeamten des Barnims über den Dienstweg unter Einbindung der Kreisverwaltung an das Ministerium für Inneres und Kommunales (MIK) mit konkreten Vorschlägen wie die benannten Dilemmata aufgelöst werden könnten. In dem Antwortschreiben vom 16. Januar 2024 ging das Ministerium auf die Thematik ein. Eine Änderung der Gegebenheiten wurde nicht in Aussicht gestellt. Allerdings wurde auf die Möglichkeit der Verstärkung der kommunalen Zusammenarbeit verwiesen, um die Effizienz der Aufgabenerledigung zu befördern. Weiterhin unterliegen die Bestellungsregeln einer umfangreichen ministeriellen Evaluation.

Eine Standesbeamtin der Verwaltung geht mit Wirkung 1. Oktober 2025 in Pension.

Der Arbeitsmarkt zeigt zurzeit eine Vielzahl an offenen Stellen in diesem Bereich auf und es herrscht ein außerordentlicher Mangel an Bewerbern. Daher ist es notwendig, zügig ein Stellenbesetzungsverfahren einzuleiten, um so einem möglichen Fachkräftemangel in diesem Bereich entgegenzuwirken. Ziel ist es eine Fachkraft einzustellen, die bereits über die Qualifikation zum Standesbeamten (m/w/d) mit abgeschlossener Prüfung des Grundseminars und Berufserfahrung im Standesamt und die Befähigung  zum gehobenen allgemeinen Verwaltungsdienst (Angestelltenlehrgang II oder eine vergleichbare Qualifikation) verfügt. Die Fachkraft kann unter diesen Voraussetzungen zeitnah zum Standesbeamten für das Amt Britz-Chorin-Oderberg bestellt werden.

Im Vergleich dazu bedarf die Erstbestellung zum Standesbeamten, neben der abgeschlossenen Prüfung des Grundseminars auch einer mindestens sechsmonatige praktische Ausbildung im Standesamt. Bis zur endgültigen Bestellung kann daher bis zu 1 ½ Jahre vergehen.

Gemäß § 9 der Verordnung über die Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplanes der Gemeinden (Kommunale Haushalts- und Kassenverordnung – KomHKV) hat der Stellenplan für jeden nicht nur vorübergehende beschäftigten Arbeitnehmer eine Stelle und für jeden Beamten eine Planstelle im Haushaltsjahr auszuweisen. Der Stellenplan ist als Obergrenze einzuhalten; Abweichungen sind nur zulässig, soweit sie auf Grund des Besoldungs- und Tarifrechtes zwingend erforderlich sind. Nachtägliche Änderungen des Stellenplanes bedürfen eines Beschlusses des Amtsausschusses und sind der Kommunalaufsichtsbehörde anzuzeigen.

Anlass für die 1. Stellenplanänderung 2025 ist die beabsichtigte Einstellung eines Standesbeamten (m/w/d). Derzeit ist das Standesamt mit 3 Standesbeamtinnen besetzt. Dabei ist zu beachten, dass die Mitarbeiterinnen nicht nur standesamtliche Aufgaben erfüllen, sondern auch andere Verwaltungstätigkeiten wahrnehmen. Die Stellenanteile für Tätigkeiten im Standesamt betragen insgesamt für die 3 Mitarbeiterinnen 1,6077 Vollzeiteinheiten.

Das Aufgabengebiet der Fachkraft wird die Tätigkeiten im Standesamt sowie Aufgaben im Einwohnermeldeamt und Gewerbeamt als Sachgebietsleitung umfassen. Mit der Ausschreibung und der Besetzung der Stelle einer Sachgebietsleitung für die Bereiche Standesamt, Einwohnermeldeamt und Gewerbeamt soll das Amt die Möglichkeit erhalten, eine qualifizierte Fachkraft zu gewinnen und dauerhaft zu beschäftigen. Eine strategisch ausgerichtete Personalentwicklung muss zukunftssicher gestaltet werden, um so den bevorstehenden Generationswechsel mit Fachlichkeit zu untersetzen. Die Eingruppierung der Stelle erfolgt in die Entgeltgruppe 10 mit einer wöchentlichen Arbeitszeit vom 39 Stunden (Vollzeit). Es wird avisiert, die Stelle ab dem 1. April 2025 zu besetzen.

Die in Zukunft wegen anstehenden Pensionseintritt freiwerdende Beamtenpersonalstelle der Besoldung A 12 würde dann wegfallen und ist daher im Stellenplan mit einem „KW-Vermerk“ gekennzeichnet.

Für das Haushaltsjahr 2025 (Zeitraum 1. April 2025 bis 31. Dezember 2025) ergibt sich unter Berücksichtigung einer voraussichtlichen Tarifsteigerung von 2,5 % ein Personalkostenaufwand in Höhe von rund 66.100,00 €.

Die Personalkosten können wie folgt gedeckt werden:

1. Nicht geplante Mehrerträge aus 2024 – Erstattung von Personalkosten durch die Gemeinde Schorfheide auf der Grundlage einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung für die Wahrnehmung standesamtlicher Aufgaben für die Gemeinde Schorfheide in Höhe von 52.151,80 €,

2. Nicht in Anspruch genommene Haushaltsansätze aus 2024

Aus- und Fortbildung    7.500,00 €

Aufwendungen für Personaleinstellungen 7.000,00 €.

Kompensiert wird mit dieser Maßnahme außerdem die tarifliche Stundenreduzierung von 40 Stunden/ Woche auf 39 Stunden/Woche pro Vollzeiteinheit seit dem 1. Januar 2023.

Zusammenfassung:

Wegen Pensionseintritt einer Standesbeamtin ist eine Stellennachbesetzung auf den Weg zu bringen. Die bisherige Beamtenstelle entfällt und wird durch eine geringer bewertete Angestelltenstelle ersetzt. Hierfür ist eine Änderung des Stellenplanes erforderlich. Angesichts der Arbeitsmarktsituation muss sofort mit der Ausschreibung begonnen werden.

Änderungsempfehlungen aus der Beratungsfolge:

Beschlussfassung:

Entsprechend des Beschlussvorschlages

Entsprechend des Beschlussvorschlages mit folgenden Änderungen