Der Amtsdirektor fässt die Begründung der Vorlage mit zwei Schwerpunkten zusammen: die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) und die Optimierung der Arbeitsprozesse im Rathaus. Frau Köppen bedauert in diesem Zusammenhang den Wildwuchs bei der Umsetzung des OZG. Der Föderalismus sei in diesem Zusammenhang kontraproduktiv.

Herr Matthes weist darauf hin, dass die Einführung eines DMS auch ohne OZG sinnvoll ist. Als kleinere Verwaltung steht das Amt vor der Herausforderung, dass "manpower" nur begrenzt vorhanden und eine Steigerung der Effizienz notwendig ist. Er sagt weiterhin zu, dass bei der Beschaffung des Systems natürlich darauf geachtet werde, dass dies am Markt etabliert ist und sich in anderen Verwaltungen bewährt hat. In diesem Zusammenhang steht in Zukunft auch die Nutzung der Leistungen des Zweckverbandes "Digitale Kommunen" (DIKOM) auf der Agenda, die Leistungen des DIKOM sind aber momentan noch zu kostenintensiv.

Frau Kruppke fragt nach, ob die Einführung des DMS zu noch mehr Personalbedarf führt. Herr Matthes verneint dies. Der IT-Bereich wurde bereits personell vergrößert und im Übrigen bedarf es der Mitarbeit aller Beschäftigten der Amtsverwaltung. Die Maßnahme ist anspruchsvoll, aber machbar.

Herr Brandenburg erkundigt sich nach der Sicherheit des Systems. Die Amtsverwaltung hatte doch vor einiger Zeit Probleme mit einem Virus. Herr Wrana bestätigt, dass um den Jahreswechsel 2018/2019 der Virus "Emotet" zu großen Problemen in der Verwaltung führte. Die Gründe dafür waren eine ältere Technik und die Tatsache, dass der IT-Bereich nur mit einer halben Stelle besetzt war. Seitdem wurde der Bereich personell besser ausgestattet und die Servertechnik im Jahr 2020 komplett erneuert. Die Amtsverwaltung sei diesbezüglich stabil aufgestellt, eine hundertprozentige Sicherheit gibt es aber in diesem Sektor nicht, wie die Beispiele der Stadt Angermünde oder des Landkreises Anhalt-Bitterfeld zeigen. Im Übrigen läuft das Leasing für die Technik im Rathaus im Juni 2025 aus. Bis dahin muss durch Kosten-Nutzen-Analysen festgestellt werden, wie die IT des Rathauses danach aufgestellt wird (eigene Server und/oder Rechenzentrum). Rechenzentren haben den Vorteil, dass rechtliche Maßgaben wesentlich besser zu gewährleisten sind (z. B. IT-Sicherheit, Brandschutz, Archivierung).

Frau Behling fragt nach, ob denn auch andere Kommunen im Landkreis ein DMS nutzen. Herr Wrana bestätigt dies. Die Gemeinde Schorfheide hat z. B. kürzlich einen Digitalisierungsbeauftragten für die Schwerpunkte DMS und OZG eingestellt. Bezüglich der Einführung eines DMS ist das Amt Britz-Chorin-Oderberg eher spät dran.

Beschluss:

Der Amtsausschuss des Amtes Britz-Chorin-Oderberg beschließt die Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Der Amtsdirektor wird ermächtigt, das Vergabeverfahren durchzuführen und die Vergabeentscheidung zu treffen. Der Amtsausschuss ist gemäß § 10 der Hauptsatzung über das Ergebnis der Vergabe zu unterrichten.

Abstimmungsergebnis